HomeNieuwsNieuws uitgelichtBericht
voetnoot
‘Landelijk bibliotheeksysteem geeft ultieme efficiencyverbetering’
Wim Keizer
20-07-2015
‘De ultieme efficiencyverbetering zal wellicht te realiseren zijn door niet langer te proberen alle lokale systemen en de LDI [landelijke digitale infrastructuur – red.] zo goed en efficiënt mogelijk op elkaar aan te laten sluiten, maar door een nieuw landelijk bibliotheeksysteem te realiseren. Alleen op deze wijze is het grote aantal koppelingen en synchronisatieslagen niet meer nodig, hoeft er maar op één systeem ontwikkeling en onderhoud gepleegd te worden en wordt het beheer vereenvoudigd.’
Dit zegt Anton Dierdorp (Organisatie en ICT-advies en Projectmanagement) aan het eind van een op verzoek van het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB; nu Koninklijke Bibliotheek, KB) gemaakt rapport met de titel ‘Aansluiting Landelijke Digitale Infrastructuur en “Lokale” bibliotheeksystemen’ (lokaal kan ook regionaal of provinciaal zijn, in zijn rapport spreekt Dierdorp verder over Integrated Library Systems, ILS’en).
Het rapport (pdf) staat, samen met een rapport over de afstemming van fysiek en digitaal collectiebeleid, gepubliceerd op de VOB-site (en stond ook op de KB-site voordat hij daar verwijderd werd), in een bericht over de Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC+, sleutelproject in de VOB-strategie 2010-2016).
Het rapport gaat echter veel verder dan alleen de NBC. Het borduurt voort op het in 2014 verschenen rapport van Maurits van der Graaf (Pleiade) over de toekomst van de NBC+.
Daarin was er onder meer sprake van dat de ‘efficiëntie aan de achterkant’ vergroot kan worden, omdat de ILS’en, waarvan er in Nederland 47 zijn, met de ontwikkeling van de NBC+ en andere landelijke infrastructurele elementen een andere, kleinere rol kunnen krijgen.
Van der Graaf sprak over ‘lightweight ILS’en’ of één ‘multitenant ILS-systeem in de cloud’.

Harmonisatie zal helpen
Dierdorp merkt over één landelijk systeem op dat het nu nog onduidelijk is of een dergelijk systeem überhaupt te realiseren is. Hij signaleert geluiden dat het technisch onmogelijk is om een dermate groot systeem te bouwen en naar behoren te laten functioneren. ‘Bovendien: “Er zijn al voldoende mislukte grootschalige ICT-projecten, zeker bij de overheid”. Anderzijds zijn er best voorbeelden van systemen waarop miljoenen gebruikers tegelijk actief zijn: Google, Facebook, maar ook OCLC WorldShare met collecties van duizenden bibliotheken, bankensystemen etc.,’ zegt Dierdorp, die vervolgt: ‘De technische realiseerbaarheid is ook sterk afhankelijk van de functionele eisen die aan het systeem worden gesteld. Duidelijk is dat het zal helpen als er in samenwerking met de branche een minimale set aan functionaliteiten kan worden benoemd, en tarievenstructuren en reglementen kunnen worden geharmoniseerd. Als dit bereikt kan worden en vervolgens daaraan strak de hand kan worden gehouden tijdens de ontwikkelfase, hoeft dit project m.i. niet het volgende mislukte grootschalige “overheids-ICT-project” te worden.’

Kanttekeningen leveranciers
In zijn rapport inventariseert Dierdorp de elementen waaruit de landelijke digitale infrastructuur (LDI) bestaat, zoals o.a. Website-as-a-Service (WaaS), de NBC+, het Datawarehouse (DWH), het e-bookplatform en het Identity and Acces Management (IAM) voor de synchronisatie van de ledenadministraties. Ook meldt hij kanttekeningen van ILS-leveranciers bij deze elementen en legt hij uit wat de ILS’en allemaal kunnen.
Via het Gemeenschappelijke Catalogiseersysteem (GGC) van OCLC worden mutaties in titels en exemplaren uit de ILS’en gesynchroniseerd met de NBC+. Iets dergelijks geldt voor de ledengegevens via het IAM. In beide gevallen zijn de gegevens in de ILS’en leidend.
Wat de kanttekeningen van leveranciers betreft, heeft HKA (leverancier van BicatWise) met betrekking tot de NBC+ opgemerkt dat er alleen titels worden gesynchroniseerd waaraan een PPN-nummer (Pica ProductieNummer) is toegekend. Dit betekent dat een deel van het lokale bezit niet wordt gesynchroniseerd, met name regionalia.
Over het IAM zegt HKA dat de functionaliteit aanzienlijk beperkt is ten opzichte van het Wise-systeem. Bepaalde typen klanten (o.a. instellingen, gastleners, leners uit een gemeente zonder bibliotheek) kunnen niet worden gesynchroniseerd. Ook kunnen geen blokkades worden meegegeven.

Catalogus en ledenadministratie
Alvorens aan het eind van z’n rapport op één landelijk systeem in te gaan, bespreekt Dierdorp eerst andere mogelijkheden, waarbij hij, juist omdat daar al synchronisatie plaatsvindt, vooral kijkt naar de mogelijkheid van één catalogussysteem en één ledenregistratiesysteem.

‘Knip’ mogelijk?
Over de catalogus zegt hij: ‘De titelgegevens komen voor verreweg het grootste gedeelte van NBD Biblion, op basis van de daar bestelde exemplaren. Vervolgens worden alle gegevens(mutaties) uit de lokale systemen via de daarvoor bestemde koppeling uitgewisseld met het GGC en daar gesynchroniseerd. Een voor de hand liggende efficiencyverbetering lijkt te bestaan uit het werken aan één centraal catalogussysteem en de lokale systemen daar gebruik van laten maken. Daarmee kan het gehele catalogusbeheer worden afgestoten uit de lokale systemen.’
Probleem is echter dat de NBC in tegenstelling tot de ILS’en geen bestelfunctionaliteit, geen plaatsingsondersteuning en geen tijdschriftenadministraties kent. ‘Daarmee kan in elk geval op dit moment nog niet worden gesteld dat de NBC+ de vervanging is van de catalogusmodule in het ILS, want bibliotheken hebben bovenstaande functionaliteit nodig voor de uitvoering van hun processen rond bestellen, plaatsen en beheren van de collectie(s),’ zo zegt Dierdorp.
Hij bekijkt of er een scheiding mogelijk is tussen functies die landelijk kunnen worden ingevuld en die lokaal (moeten) blijven. Dit vergt diepgaand nader onderzoek met inbreng van de bibliotheken. De leveranciers geven aan dat het technisch ingewikkeld, zo niet onhaalbaar is. Maar het hangt ook af van de functionaliteiten die men lokaal wil hebben. Als bibliotheken collectioneren uitbesteden (aan bijvoorbeeld NBD Biblion) is er lokaal minder functionaliteit nodig. Wel kunnen er ook technische redenen zijn om functionaliteiten lokaal/regionaal te houden, zoals de responsetijden.
Dierdorp zegt: ‘Als uit de inventarisatie blijkt dat er een zinvolle “knip” kan worden gemaakt, waarmee ook echt efficiencyvoordeel wordt behaald voor de branche, moet worden beoordeeld hoe dat het best kan worden gerealiseerd. Deze beoordeling moet niet alleen in technische zin worden uitgevoerd (wat is er nodig aan soft- en hardware) maar ook in de zin van een projectplan met alle elementen die daar bij horen: fasering (mijlpalen, GO/NOGO-momenten), tijdpad, budget, organisatie, communicatie, risicoanalyse etc.
In een minimale variant zal het technisch in elk geval inhouden dat niet meer de lokale systemen leidend moeten zijn, maar dat het centrale systeem leidend wordt: in plaats van dat de mutaties eerst in de lokale systemen worden verwerkt en daarna gesynchroniseerd met het GGC/NBC, zouden de mutaties eerst in het GGC/NBC moeten worden verwerkt en van daaruit eventueel gesynchroniseerd met de lokale systemen.’

Lokale autonomie
Wat de ledenregistratie aangaat, meldt Dierdorp dat er een landelijke ledenregistratie komt voor inschrijving als lid van ‘de landelijke digitale bibliotheek’. Maar dit lijkt volgens hem een dubbele en daarmee inefficiënte voorziening. Stroomlijning moet mogelijkheden bieden.
Net als bij de catalogi geldt echter dat de ILS’en ook voor de ledenadministratie uitgebreide functionaliteiten kennen, gekoppeld aan alle lokale reglementen en tarieven.
Dierdorp: ‘Bibliotheken blinken echt uit in het doorvoeren van verschillende vormen van tarifering van abonnementen, leengelden, telaatgelden etc. Hierin is de lokale autonomie goed terug te zien. In het verlengde hiervan zijn de functionaliteiten voor het innen van contributiegelden en de bewaking daarop, het bijhouden van een “deposito” per klant etc. voorbeelden van vérgaande functionaliteit. Ook in het bieden van de “mijn-bibliotheek”-functies gaan de lokale systemen ver: niet alleen bekijken wat er geleend is, maar ook verlengen, instellen van attendering en signalering en het doen van betalingen is hierin geïntegreerd. De discussies in de branche over de uniformering van de tarieven in het kader van de Nationale Bibliotheek Pas laten zien hoe gevoelig dit punt ligt bij de lokale bibliotheken.’

Single Point of Truth
Ook bij de ledenadministraties adviseert hij te kijken of er ergens een knip tussen lokaal en landelijk kan worden gemaakt. ‘Registratie van de lenergegevens en de inning van de contributie op landelijk niveau houdt in dat alle reglementen en tariefstructuren (ook: indeling in leeftijdscategorieën) op landelijk niveau toegepast moeten kunnen worden. Dit is nog ver weg, maar ligt wel in lijn met de uitgangspunten van het project Nationale Bibliotheek Pas, waarvan de branche heeft gesteld dat er een centraal “Single Point of Truth” moet zijn. Wel zullen bibliotheken eisen stellen aan de wijze waarop met hun leden wordt gecommuniceerd (logo, naamgeving, etc.).
Hiervoor geldt dezelfde redenering als voor de catalogus: er zal dan vanuit het landelijk niveau gesynchroniseerd moeten worden met de lokale systemen om daarin van de andere functionaliteit gebruik te kunnen blijven maken. Bij elke uitleen- of innametransactie zijn lenersgegevens nodig en aangezien deze transacties meer en meer met behulp van self-service-apparatuur worden verricht, is snelle communicatie een voorwaarde. Hoogstwaarschijnlijk is het alleen daarom al nodig de lenersgegevens ook in het lokale systeem te hebben.’

Vlaamse rapporten
Bij de bijeenkomst met OCLC op 19 juni werd gewezen op rapporten van het Vlaamse Bibnet die ook gaan over de mogelijkheid van één systeem (of: een ‘eengemaakt systeem’). In een van de rapporten (op 8, 9, 13 en 16 juli besproken door Mark Deckers) staat: ‘Hoe beter het lukt om op Vlaams niveau de processen te harmoniseren, des te minder complex de realisatie van een eengemaakt bibliotheeksysteem zal zijn. De keuze voor verdere harmonisering dient steeds afgewogen te worden tegen de noodzaak en meerwaarde van lokale eigenheid. Er zijn diverse gebieden waarop het Vlaamse netwerk verder kan harmoniseren.’

Fysiek budget het grootst
In zijn collectierapport (pdf) inventariseert Dierdorp hoe het fysieke en digitale collectioneren plaatsvindt. Hij meldt o.a.: ‘NBD Biblion verkoopt jaarlijks aan de openbare bibliotheken voor 30 miljoen euro aan media. Deze omzet is vanaf 2008 door bezuinigingen en rationalisaties met 20% gezakt en recent - twee jaar terug - is de teruggang tot stand gebracht. Het resultaat van 2014 was zelfs iets beter dan dat van 2013. Hierin is wel het aandeel digitaal (op een harde informatiedrager) dramatisch gezakt. Uitgaande van dalende omvang van de fysieke collecties zal dat budget de komende jaren nog verder dalen, maar als we aannemen dat het in 2018 ergens tussen € 25 miljoen en € 30 miljoen zal zijn, zitten we er vast niet ver naast. Als we dit vergelijken met het begrote budget voor e-content van € 8 miljoen in 2015 (uitname gemeentefonds), wat oploopt naar € 12,2 miljoen in 2018 is duidelijk dat het budget voor de fysieke collectie in elk geval de komende jaren nog aanzienlijk groter zal zijn dan dat voor e-content. Afstemming in het fysieke domein mag daarom niet worden “vergeten”.’

Afstemmingsoverleggen
Dierdorp beveelt aan een landelijk collectieoverleg te organiseren met vertegenwoordigers van provinciale collectieoverleggen en van de Plusbibliotheken, zodat er een gelaagde structuur ontstaat. Daar moet dan gesproken worden over trends, afstemming, leenverkeer en mogelijkheden tot verbetering van de dienstverening. Uitbesteding aan bijvoorbeeld NBD Biblion op basis van profielen zou de efficiency groter maken.
Vanuit het landelijke afstemmingsoverleg voor de fysieke collecties kan iemand die meedenkt en meepraat over afstemming tussen fysiek en digitaal worden afgevaardigd naar Inkoopcommissie en KB.

Beide rapporten worden meegenomen naar de ‘gesprekstafels’ die de KB organiseert.

Tekst: Wim Keizer



Print deze pagina

Reacties op dit artikel (2)

Nanno Nanninga
22-7-2015 10:55
 Met het totstandkomen van één bibliotheeksysteem voor ons allemaal zou een droom in vervulling gaan en zou de lokale bibliotheek van een hoop zorgen (en soms onbeheersbare kosten) zijn verlost, zodat de aandacht veel meer op kerntaken kan worden gericht. Een stand-alone systeem is toch niet meer van deze tijd? Als je alle lokale budgetten die hiervoor beschikbaar zijn bijeenvoegt, moet er echt wel wat gerealiseerd kunnen worden; ik ga er zelfs van uit dat de kosten per deelnemer dan omlaag kunnen. Maar dan moeten we er ook geen exorbitante eisen, gebaseerd op bibliotheekwerk van 20 jaar geleden meer aan stellen.
Mildred de Böck
16-8-2015 11:22
Het is jammer dat er in het kader van bibliotheekinnovatie/efficiency niet direct overwogen is om één bestaand bibliotheeksysteem de eer te geven om alle landelijke diensten uit te rollen. Dan was alles na wat conversieslagen waarschijnlijk al rond. Naar mijn mening moet nu steeds het wiel opnieuw uitgevonden worden. Maar dit zal wel iets te kort door de bocht zijn en juridisch niet mogelijk. Bij de keuze voor een bibliotheeksysteem komt er een enorm pakket met eisen op tafel. Maar bij het (moeten?) volgen van de landelijke ontwikkelingen worden al die eisen losgelaten?

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie

Peiling

Niets dodelijkers dan een landelijke huisstijl
Eens
Oneens
In nummer 9 van Bibliotheekblad stelt Sjaak Driessen, als directeur per 1 december afscheid nemend van de Bibliotheek Wageningen,...
Lees meer en geef uw mening