HomeNieuwsNieuws uitgelichtBericht
voetnoot
OBA besteedt collectievorming volledig uit aan NBD Biblion
Maarten Dessing
28-03-2014
De centrale bibliotheek van Amsterdam besteedde sinds juli 2013 al het collectie- en selectiemanagement voor boeken uit aan de Selectieservice van NBD Biblion. Nauwelijks een halfjaar later stapt de bibliotheek voor alle 27 vestigingen over op Selectieservice Plus: een nieuwe dienst waarmee NBD Biblion de collectievorming volledig overneemt. Hiermee bespaart de bibliotheek volgens directeur Hans van Velzen op jaarbasis 'ruim zes formatieplaatsen'. In geld uitgedrukt: circa 300.000 euro.
'Als je een besparing doorvoert, moet je hem ook helemaal doorvoeren', zegt Van Velzen. 'Daar ben ik van overtuigd. Als je het maar voor negentig procent doet, ben je al gauw de helft van de winst kwijt aan het controleren van de resterende tien procent, omdat niemand precies weet welke tien procent. Toen wij in januari vorig jaar begonnen met de voorbereiding van de overstap op Selectieservice, was het dan ook al de bedoeling om ook alles buiten de gewone a.i.'tjes uit te besteden. Wij hebben het geleidelijk aan ingevoerd om iedereen in de organisatie mee te krijgen.'

Negen bibliotheken
NBD Biblion heeft inmiddels negen bibliotheken voor de Selectieservice, vertelt Mireille Boetje, manager marketing, sales & business development van NBD Biblion. Naast de bibliotheek van Amsterdam zijn dat onder meer de bibliotheken van de Haarlemmermeer, Eemnes, Amstelland en Nieuwegein. Gezamenlijk zijn deze goed voor circa zestig filialen. En groei komt er zeker: de belangstelling voor de dienst is volgens Boetje groot. 'Op verzoek van de OBA hebben wij deze dienst nu uitgebreid. We hebben intensief gesprekken gevoerd om hun behoeften in kaart te brengen. Nu willen wij deze dienst aan bibliotheken elders in Nederland aanbieden.'
Selectieservice Plus houdt in dat NBD Biblion ook het collectie- en selectiemanagement overneemt voor het plus-aanbod (voor de OBA zijn dat onder meer kunst- en managementtitels), muziek, bladmuziek, themalijsten en nabestellingen. Nabestellingen zijn gedefinieerd als 'een bestelling van een individuele titel op basis van een geconstateerd gebrek in de collectie', vertelt Boetje. 'Wij krijgen van de OBA regelmatig een lijst uit het systeem. Die lijst bevat alle titels die vermist zijn, kapot teruggebracht zijn en een hoge uitleenfrequentie hebben. Deze bestellen wij dan door.'

Efficiencywinst
Met name het uitbesteden van de themalijsten en de snelservices Express Titels en Breaking News levert volgens Van Velzen veel efficiencywinst op. 'Al die extra aanbiedingen van NBD Biblion, bijvoorbeeld van alle titels van Tommy Wieringa voorafgaand aan de Boekenweek, kostten altijd relatief veel werk. Nu controleert NBD Biblion zelf wat alle filialen van Tommy Wieringa hebben en als bijvoorbeeld Buitenveldert maar twee titels heeft, vullen ze dat automatisch aan met de ontbrekende titels. Dat scheelt enorm.'
De OBA combineert de Selectieservice Plus bovendien met de dienst Plankklaar Koppelen. Ieder boek dat binnenkomt, hoeft daardoor alleen maar gescand te worden - om het te registreren als aanwezig - en kan dan direct op de goede plank worden neergezet. 'Ook hiervoor geldt: als je iets doet, moet je het helemaal doen', zegt Van Velzen. 'De collectievorming is zo in een mooi gestroomlijnd proces ondergebracht, waar wij nauwelijks omkijken naar hebben.'

Controle
De OBA heeft per filiaal gedetailleerde profielen opgesteld van alle filialen. Daarbij aansluitend krijgt NBD Biblion per filiaal een budget en demografische aanwijzingen: wonen er veel ouderen of juist niet, is het gevestigd naast een school, hoe groot is het percentage allochtonen et cetera. 'Daarmee behouden we controle op de kwaliteit', zegt Van Velzen. 'En anders is er altijd nog de telefoon, als we bijvoorbeeld zouden constateren dat NBD Biblion voor Buitenveldert, waar veel ouderen wonen, maar jeugdboeken blíjft bestellen.'

In het boekenvak wordt de ondergang van Polare mede geweten aan de centrale inkoop. Lokale boekverkopers zouden beter weten wat hun klanten willen. Van Velzen is er echter van overtuigd dat de bibliotheek niet dezelfde fout maakt. Ten eerste heeft de OBA regulier overleg met de NBD Biblion over de collectievorming. Ten tweede werken bij NBD Biblion twee mensen fulltime voor de OBA, 'zodat die langzamerhand met Amsterdamse ogen collectioneren'. Ten derde wordt de wekelijkse aankoop op vrijdagmiddag door een medewerker van de OBA gecontroleerd. 'Die besteedt daar iedere keer enkele uren aan.'

Uitleencijfers

In feite, vindt Van Velzen, wordt de collectie beter op de gebruikers afgestemd door de inkoop volledig te baseren op daadwerkelijke uitleencijfers én jaarlijks aangepaste profielen 'die tegenwoordig voldoende finesse bevatten'. Van Velzen: 'Collectievorming is ook emotie. Je koopt schrijvers of onderwerpen in omdat die je aanspreken. Daardoor zag je dat in filialen met zestig procent uitleningen aan jeugd tóch meer voor volwassenen werd ingekocht. Die wanverhouding is verleden tijd.'
Opnieuw benadrukt Van Velzen het belang om een besparing radicaal door te voeren. 'Wij namen al sinds jaar en dag standaardpakketten van NBD Biblion af. Daarin zat bijvoorbeeld voor een bepaald filiaal weinig filosofie. Maar als ze in een filiaal op basis van hun gevoel zeiden: hier wordt veel filosofie uitgeleend, gingen ze dat weer extra aanschaffen. Dat is er nu uit. We zien bovendien nu al dat de uitleencijfers - die achterliepen in vergelijking met andere G4-bibliotheken - langzaam beter worden.'

Zeggenschap
Ook Boetje zegt dat openbare bibliotheken met Selectieservice (Plus) voldoende zeggenschap behouden over hun collectie. 'In feite is de dienst een set aan instructies, die wij samen met bibliotheken opstellen. Wij leveren geen maatwerk, omdat het anders ten koste zou gaan van de efficiency, maar het is wel mogelijk om nuances aan te brengen. Bibliotheken houden een dikke vinger in de pap. Er is regelmatig overleg: in het begin wekelijks, later minder maar minimaal een keer per kwartaal. Daarnaast zijn er natuurlijk rapportages.'

Tekst: Maarten Dessing


Print deze pagina

Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie

Peiling

De (kennis over de) collectie moet weer centraal komen te staan in de bibliotheek
Eens
Oneens
In een interview in Bibliotheekblad nummer 6 betoogt Mari Nelissen, die op 20 mei van dit jaar afscheid nam als bestuursvoorzitter van...
Lees meer en geef uw mening