HomeNieuwsNieuwsoverzichtBericht
voetnoot
Minister Slob wil overheidsinformatie eerder beschikbaar in openbaar archief
11-06-2018
De termijn waarbinnen overheidsinformatie overgebracht wordt naar een toegankelijk archief moet worden verkort van twintig naar tien jaar, zo bepleit verantwoordelijk minister Arie Slob in een brief aan de Tweede Kamer. Slob beoogt met de maatregel onder meer deze informatie beter toegankelijk te maken. Voor de nieuwe overbrengingstermijn moet de Archiefwet gewijzigd worden en de minister streeft ernaar om in de eerste helft van 2019 een wetsvoorstel gereed te hebben.
Minister Slob (Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media) wil er met de maatregel voor zorgen dat belangrijke - digitale - overheidsinformatie beter bewaard en vindbaar blijft en daarmee bruikbaar voor huidige en toekomstige generaties. ‘Digitalisering leidt ook bij de overheid tot een explosieve groei van informatie, van documenten en databestanden tot email en websites. Bovendien raakt informatie verspreid over allerlei verschillende systemen die draaien op software die snel veroudert. Overheden moeten daarom zo snel mogelijk de blijvend te bewaren informatie selecteren en overbrengen naar archiefdiensten; daar zorgen experts ervoor dat de digitale bestanden leesbaar blijven,’ aldus de minister in een persbericht.
 
De huidige Archiefwet stamt uit 1995. In zijn Kamerbrief (pdf) stelt de minister modernisering van de wet noodzakelijk te achten nu de overheid in hoog tempo digitaliseert. ‘Dit maakt het des te belangrijker en urgenter dat digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard. Juist de Archiefwet dient deze belangen.
Deze urgentie geldt niet alleen het Rijk. Ook de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) wijst in een reactie op de noodzaak om de Archiefwet aan te passen aan de digitale tijd. Het risico van data- en daarmee geheugenverlies raakt immers de gehele overheid. Ook de archiefbranche en de archiefprofessionals dringen aan op aanpassen van de regelgeving,’ aldus de minister.

De minister benadrukt in zijn brief de noodzaak van het verkorten van de overbrengingstermijn naar tien jaar met het oog op goed informatiebeheer: ‘Ruim 10 jaar geleden wees de toenmalige Rijksarchiefinspectie op onze kwetsbaarheid voor geheugenverlies [in het rapport Een dementerende overheid? red -.]. De huidige archiefwettelijke termijn van 20 jaar om archieven over te brengen zie ik in dat licht als een onvoldoende prikkel om het archiefbeheer tijdig op orde te brengen. Een substantiële verkorting of halvering ten opzichte van de huidige termijn van overbrenging daarentegen zal archiefvormers eerder doordringen van de noodzaak tot goed archiefbeheer en tijdige voorbereiding. Het overbrengen van te bewaren archiefmateriaal werkt als een belangrijk scharnierpunt in het totale proces van informatiebeheer. Laat of nalatig beheer van informatie kost tijd, geld, vergroot het risico van dataverlies en het maken van fouten en doet afbreuk aan het publieke vertrouwen. Met het eerder overbrengen naar het archief komt de informatie die blijvend te bewaren is ook eerder terecht in een bijzondere, gespecialiseerde omgeving, onder duurzaam beheer.’

De minister gaat in zijn brief vrij uitvoerig in op zijn visie op de toenemende digitalisering van de overheid en de gevolgen daarvan op het informatiebeheer en de Archiefwet. Een belangrijke rol speelde voor de minister de door Gert-Jan Segers op 8 juni 2016 ingediende motie waarin (mede naar aanleiding van het rapport van de Erfgoedinspectie over de naleving van de Archiefwet 1995 in de zaak Cees H.) verzocht werd de huidige Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door onder meer de huidige overbrengingstermijnen van overheidsinformatie sterk terug te brengen.

De minister stelt dat door de informatie al na tien jaar naar een archiefdienst te sturen in plaats van de huidige termijn van twintig jaar, deze beter toegankelijk is voor historici, journalisten, genealogen, heemkundigen en andere gebruikers. Ook is de meeste informatie bij archiefdiensten openbaar en voor iedereen in te zien, niet alleen voor historisch onderzoek maar ook voor publieke verantwoording. Sommige informatie kan nog wel enige tijd afgeschermd zijn, maar alleen bij zwaarwegende redenen, zoals privacy of staatsveiligheid.

Slob stelt verder dat zijn voorstel onderdeel uitmaakt van een bredere visie op archieven. Digitalisering vraagt volgens Slob om modernisering van de hele Archiefwet. En er is behoefte aan praktische ondersteuning. Archieven bestaan straks niet meer alleen uit papier, maar ook uit digitale bestanden in zogeheten e-depots. Dat vraagt nieuwe expertise en infrastructuur. Slob noemt enkele aspecten die bij modernisering van de Archiefwet nader(e) onderzoek en uitwerking behoeven, zoals een eventueel nieuw te ontwikkelen normering voor e-depots.

Slob wil, na een periode van uitwerking en overleg, onder meer met de provincies, gemeenten en waterschappen, in de eerste helft van 2019 een wetsvoorstel gereed hebben voor een openbare raadpleging.


Print deze pagina

Reacties op dit artikel (1)

Irmgard Reijntjes
11-6-2018 18:08
Endan natuurlijk ook niet alleen vindbaar maar ook toegankelijk voor mensen met een leesbeperking. 
Twee vliegen in een klap!

 

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie