HomeNieuwsNieuwsoverzichtBericht
voetnoot
Waar doen we het voor?
Hans Klink en Liesbeth van Weert
19-12-2013
Communicatie in bibliotheken is vaak vooral praktisch van aard. De auteurs van dit artikel vinden het echter belangrijk dat er in de organisatie ook wordt nagedacht en gediscussieerd over de vraag: Waar doen we het voor? Met als doel: betrokken en bevlogen werknemers door een krachtige, gedragen missie.
Waar doen we het voor?
Twee scenario’s
Scenario 1: Bibliotheek X stelt in het kader van een pilot de Mediabar (1) op. De bar staat opgesteld in een van de vestigingen en een bezoeker vraagt naar het doel van al deze nieuwe snufjes in de bibliotheek. De medewerker legt uit dat de klant alle aanwezige apparaten mag proberen. ‘Het is een proef die drie maanden gaat duren. Er zijn geen kosten aan verbonden en u kunt er allerlei informatie op vinden. Probeert u het maar eens’, voegt ze er enthousiast aan toe.
Scenario 2: Bibliotheek Y heeft de Mediabar opgesteld in een van de vestigingen en ook hier wil een bezoeker weten waar die toe dient. De medewerker begint geanimeerd te vertellen: ‘Een van de doelstellingen van onze bibliotheek is om mensen zo goed mogelijk te helpen bij het vinden van informatie. Dat doen we niet alleen door het aanbieden van boeken. We vinden het ook belangrijk om mensen te helpen wegwijs te worden in verschillende nieuwe manieren van informatievergaring. Vandaar dat we deze testopstelling hier hebben staan. Op deze manier kunt u deze apparaten eens proberen, kijken wat het inhoudt en of het iets voor u is. Zal ik eens wat laten zien?’

Praktijk
Beide scenario’s komen we tegen in de praktijk. Helaas zien we dat een reactie zoals in scenario 1 vaker voorkomt dan die in scenario 2. Medewerkers zijn vriendelijk en behulpzaam, echter de informatie is vooral praktisch van aard. Het hoe en waarom van een nieuw initiatief wordt zelden overgebracht. Dit ligt niet zozeer aan de individuele medewerker. De kans is groot dat niet alle medewerkers in de front-office weten waarom er gekozen is voor bijvoorbeeld een Mediabar. Het komt er in feite op neer dat intern niet of nauwelijks gesproken wordt over de veranderende rol van de bibliotheek binnen de veranderende samenleving en welke consequenties dit heeft voor de dienstverlening en (het aanbod van) producten.

Uit de gesprekken die Cubiss begeleidt tijdens focusgroepen en bij presentaties van onderzoeksrapportages aan directies en management, valt ons op dat communicatie zowel intern als extern vooral praktisch van aard is. Het gaat over het afstemmen van roosters, het uitwisselen van informatie over nieuwe aanwinsten, of het uitrollen van een nieuwe activiteit voor de Boekenweek. Allemaal nodig, want deze praktische zaken zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt. Maar behalve dergelijke praktische zaken is het van tijd tot tijd nodig om stil te staan bij de vraag: Waar doen we het voor? Welke rol wil de bibliotheek als maatschappelijke organisatie spelen? Wat betekent dat voor de keuzes die je gaat maken? Het is belangrijk dat in de organisatie over dergelijke vragen wordt nagedacht en gediscussieerd (2).

Visie en missie
Het hebben van een missie en visie is hierbij niet voldoende. Vaak zijn deze er wel, maar ze worden niet ‘geleefd’. Ze sieren een paar alinea’s in het jaarverslag, maar zelden worden ze aangehaald op een vergadering of werkoverleg. In veel gevallen gaat het om dode woorden. Toch kunnen een goed doordachte missie en visie veel toevoegen aan een organisatie. Zoals het voorbeeld aan het begin van dit stuk laat zien, helpt het om zaken in een duidelijke context te plaatsen. Een goede visie en missie maken duidelijk waar een organisatie voor staat. Dat is plezierig voor de klant, die zo weet waar hij aan toe is. Maar ook voor de organisatie biedt het een helder kader. Keuzes rondom nieuwe producten en diensten worden idealiter bekeken vanuit het perspectief van deze visie en missie: Past dit bij ons?

Overigens geldt dit ook voor individuele medewerkers. Zij zullen hun intrinsieke motivatie regelmatig moeten vergelijken met de organisatiedoelen. Uit overzichtscijfers van zes jaar medewerkersonderzoek, uitgevoerd door Cubiss bij bibliotheken, blijkt dat voor de meeste medewerkers ‘werkomgeving’ (zoals sfeer en collega’s) en ‘inhoud van het werk’ de twee belangrijkste factoren van het werk zijn. Door de maatschappelijke veranderingen zie je beide factoren veranderen. De werkomgeving is veranderd door de invoering van zelfbediening en het ‘alleen werken’ in een vestiging. De inhoud van het werk verandert door een nieuwe rol in de samenleving: niet het uitlenen van materialen staat centraal maar ‘het stimuleren van actief burgerschap door het mediawijs en digitaal vaardig maken van burgers’. Voor individuele medewerkers spelen dus vragen als: Vind ik het nog wel leuk nu ik zelf op de klant moet afstappen? en: Vind ik het nog wel leuk nu ik met minder collega’s op het rooster sta? Dit houdt in dat medewerkers, net als organisaties, ook regelmatig moeten bekijken of ze nog op het goede (eigen) pad zitten. Ze dienen zich regelmatig de volgende vragen te stellen: waarom werk ik eigenlijk? Volg ik mijn diepste verlangen of word ik geremd door angst? Wat is mijn persoonlijke visie op werk? Medewerkers kunnen zelf met deze vragen aan de slag, maar kunnen ook gestimuleerd worden door hun leidinggevende om hierover na te denken, bijvoorbeeld tijdens het functionerings-/ontwikkelingsgesprek (3).

Onderzoek van de Universiteit van Utrecht (4) stelt dat het hebben van een duidelijke, breed gedragen missie de betrokkenheid en bevlogenheid van medewerkers sterk vergroot. Natuurlijk moet er bij iedereen brood op de plank komen, maar mensen willen ook dat hun werk bijdraagt aan een groter geheel. Dit geldt zeker voor werknemers in de publieke sector.
In een snel veranderende omgeving als de onze is het van belang om mee te kunnen bewegen, maar wel vanuit een duidelijk, eigen beleid. Medewerkersonderzoek van Effectory (5) toont aan dat medewerkers best nieuwe of andere werkzaamheden voor hun rekening willen nemen. Voorwaarde is echter dat voor hen duidelijk moet zijn waarom dit nuttig is. Inzicht in het brede plaatje van de organisatie (waartoe zijn wij op aarde?) helpt daarbij.
Ook van belang is dat, als medewerkers zich bewust zijn van hun persoonlijke visie en pad, ze een keuze kunnen maken of het pad van de bibliotheek nog wel het pad is dat zij willen bewandelen. Het blijkt dat als de persoonlijke visie van medewerkers aansluit op de visie van de organisatie, de bezieling toeneemt en daar doe je het uiteindelijk toch voor…?!

Van scenario 1 naar 2
Terug naar de twee scenario’s. We zagen twee keer dezelfde situatie maar twee verschillende manieren om ermee om te gaan. In beide gevallen zagen we een behulpzame, klantvriendelijke medewerker. Toch was er ook een duidelijk verschil en spreekt het tweede scenario verreweg het meest aan. Het wordt je als bezoeker meteen duidelijk hoe je deze nieuwe mogelijkheid moet duiden binnen je vertrouwde bibliotheek. Of je het nu wel of niet gaat gebruiken, de indruk die achterblijft, is dat de bibliotheek goed nadenkt over hoe zij je het beste van dienst kan zijn. In het eerste scenario is de Mediabar geen onderdeel van de dienstverlening van de bibliotheek en wordt die gezien als een vreemde eend in de bijt.

Maar hoe zorg je er nu voor dat medewerkers het héle verhaal gaan vertellen en daarmee de bibliotheek in de breedte sterker uitdragen? Stappen hierbij zijn:
  • Vertaal je visie en missie (bedrijfsfilosofie) in een kernachtige zin/slogan die uitdrukt waartoe de bibliotheek op aarde is (als voorbeeld Disney: Where dreams come true). Dit maakt de visie en missie behapbaar en concreet.
  • Betrek deze kernachtige zin/slogan bij alles wat je bedenkt en blijf er uitleg aan geven. Doe dit niet alleen op managementniveau, maar juist ook op de werkvloer. Dit maakt en houdt de visie en missie levendig.
  • Zelfreflectie op je intrinsieke motivatie. Hierdoor wordt duidelijk of je gemotiveerd en gepassioneerd bent en blijft om achter de visie en missie te staan.
  • Met elkaar in gesprek blijven. Hierdoor wordt duidelijk of de intrinsieke motivatie van de werknemer aangesloten blijft bij de visie en missie van de werkgever (en andersom).
Tekst: Hans Klink en Liesbeth van Weert

Noten
1. De Mediabar is meer dan een fraai vormgegeven eigentijds meubel, ontwikkeld door Cubiss. Op de bar staan uiteenlopende actuele digitale apparaten die bibliotheekbezoekers kunnen proberen en bekijken. Het biedt bezoekers van bibliotheken de mogelijkheid kennis te maken met nieuwe media en het biedt bibliotheken de mogelijkheid de expertise en dienstverlening op het gebied van mediawijsheid concreet op de kaart zetten. Meer informatie: http://www.cubiss.nl/mediabar
2. http://www.cubiss.nl/werkgebieden/beleidsontwikkeling
3. http://www.cubiss.nl/open-trainingen
4. E. Verbeek ‘Employee Engagement in de publieke sector. Betrokken en bevlogen werknemers in tijden van verandering’ Universiteit Utrecht, juli 2012
5. http://www.effectory.nl/kennis/blog/de-kloof-tussen-top-en-werkvloer-verkleinen-het-is-mogelijk/

Meer informatie?
Visie en missie geven aan organisaties: daar begeleidt Cubiss graag bij. Onze adviseurs bieden onder andere beleidsondersteuning en hulp bij organisatieontwikkeling. Dit kan gaan om begeleiding bij het schrijven van beleidsplannen, maar ze zijn ook inzetbaar bij leer-, ontwikkel- en verandervraagstukken voor teams en individuele medewerkers.

Heeft bovenstaand stuk je geïnspireerd om binnen jouw organisatie aan de slag te gaan met je visie en missie, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Neem dan contact op met:
Hans Klink, senior adviseur HRM bij Cubiss, h.klink@cubiss.nl
Liesbeth van Weert, senior adviseur onderzoek bij Cubiss l.vanweert@cubiss.nl

Dit is het tweede artikel in een drieluik over HR-beleid in tijden van verandering. Het eerste deel, getiteld 'Bedrijfscultuur: barrière of hefboom voor verandering?' verscheen op 7 oktober op deze website. Een meta-analyse van medewerkersonderzoeken die Cubiss de afgelopen zes jaar heeft uitgevoerd binnen de branche vormt de aanleiding voor deze reeks. Drie trends uit deze onderzoeken worden in een HR-perspectief geplaatst en besproken. Met deze reeks willen we iedereen (managers én medewerkers) inspireren en uitdagen om te reflecteren op de eigen werksituatie en de eigen rol daarin. Reacties zijn van harte welkom op e-mailadres onderzoek@cubiss.nl of neem contact op met één van beide auteurs.
Het volgende artikel in deze reeks verschijnt in januari 2014 en heeft als titel ‘Klaar voor de toekomst!’ Hierin zoomen we in op zelfontplooiing en strategisch personeelsbeleid.




Print deze pagina

Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie