HomeBeste BibliotheekVerkiezingNieuwsbericht
voetnoot
Extreme Library Makeover: innoveren om te overleven
Patricia de Ryck
18-03-2013
Doklab wil met het project Extreme Library Makeover (ELM) bibliotheken helpen om innovatiekansen te herkennen en als organisatie op te pakken. Hoe dat precies werkt, leggen bedenkers Erik Boekesteijn en Jaap van de Geer uit.  
Extreme Library Makeover: innoveren om te overleven
Als we de naam van het project mogen geloven, dan gaat het er grondig aan toe. Betekent dit dat Doklab met een grote bus vol bouwmateriaal voor de bieb stopt en direct de boel platgooit voor een grondige restyling? Boekesteijn lacht: ‘In sommige gevallen zouden we dat graag doen, maar daar gaat het niet om bij ELM. Het hele concept draait om innovatie.’

Innoveren
‘Bedrijven kunnen niet overleven zonder te innoveren. Maar dan moet je de innovatiekansen wel herkennen. Dat betekent dat je op een andere manier te werk moet gaan’, stelt collega Van de Geer. ‘Bibliotheken worstelen daarmee. Vaak krijgen we dan ook de vraag: hoe doen jullie dat met innovatie? Bibliotheken willen wel, maar weten niet hoe ze het moeten aanpakken. Zo is het idee voor ELM ontstaan. Wij ondersteunen bibliotheken bij het stroomlijnen van hun gedachten.’
ELM is ontwikkeld voor alle bibliotheken, ongeacht de grootte van de organisatie. ‘Kleinere bibliotheken denken vaak dat innovatie niet bereikbaar is, maar het hoeft niet altijd veel geld te kosten’, aldus Van de Geer. ‘Dit concept kan juist besparend werken en levert in veel gevallen zelfs geld op’, zegt Boekesteijn overtuigd. ‘Het mag dan crisis zijn. Onze mening is dat je nu stevig door moet innoveren, zodat je als bibliotheek de komende tien jaar ook goed doorkomt.”

Werkwijze
Voordat ze op locatie aan de slag gaan, vindt een intakegesprek plaats. Specifieke problemen van de bibliotheek worden dan besproken en er worden thema’s gekozen waarop tijdens het project de nadruk ligt. De heren hebben op dit moment zestien thema’s bepaald, waarbij ze vanuit hun expertise ondersteuning kunnen bieden. Van de Geer somt enkele thema’s op: ‘UserXperience, Content Creatie, E-content, innovaties implementeren, logistiek en bewegwijzering.’
Wie voor EML kiest, kiest voor een interactief adviesconcept dat in niets te vergelijken is met de bekende langlopende adviestrajecten. In totaal zijn de heren vier dagen in en om de bibliotheek te vinden. Boekesteijn: ‘Als buitenstaander zie je veel meer dan medewerkers, toch is het niet de bedoeling dat wij alleen analyseren. We worden juist onderdeel van het team. We beginnen met een sessie met een groep die wordt gevormd door medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Daarin proberen we gezamenlijk nieuwe ideeën te generen. Gevolgd door een intensief gesprek met iedere medewerker afzonderlijk.’

Stoytelling
Doklab neemt de bibliotheek ook zelf onder de loep. Van de Geer: ‘Doklab is gespecialiseerd in storytelling. We kijken met onze ervaring in productontwikkeling en met ontwerpersblik in hoeverre de desbetreffende bibliotheek haar eigen verhaal uitdraagt. Kan dat verhaal nog sterker? We gaan ook de straat op; spreken daar met klanten, maar ook met mensen die geen lid zijn. Wat vinden zij ervan? Vaak zie je dan dat er een gat is tussen de wensen van de gebruiker en het aanbod van de bibliotheek. De laatste dag sluiten we af met een gezamenlijke sessie.’
Wat gebeurt er vervolgens met de bevindingen? Boekesteijn: ‘De bieb krijgt op een iPad ons digitale verslag. Waar de meeste rapportages vrij snel na oplevering in een la verdwijnen, is dat nu niet het geval. Wij werken veel met video, waardoor mensen sneller geneigd zijn om het verslag er nog even bij te pakken om fragmenten terug te kijken. Daarnaast kan ons verslag ook eenvoudig worden getoond bij presentaties voor partijen waarmee de bibliotheek samenwerkt.’ Van de Geer vult aan: ‘We hebben daarnaast een community ingericht. Iedereen die aan een project heeft meegewerkt, kan zich hiervoor aanmelden. Het is de plek om achteraf nog ideeën aan te dragen of vragen te stellen. We zorgen ook continu voor nieuwe input, zodat we de teams blijven inspireren.’

Ervaring
De pilot van de Extreme Library Makeover is uitgevoerd in de Bibliotheek Kennemerwaard. Directeur Erna Winters vertelt waarom zij dit initiatief wel zag zitten. ‘We hadden zelf al een tijdje het idee dat we iets met de begane grond van onze vestiging in Heerhugowaard moesten doen. Een bibliotheek van naam en faam, maar beneden liep het niet. Bezoekers werden onvoldoende de bibliotheek ingetrokken. Kortom: een mooie case voor de heren van Doklab.’
Tijdens het bezoek aan de vestiging valt de heren van alles op. Zo ontneemt een boom het zicht op de bibliotheek en wijst een bordje de verkeerde kant op. Winters: ‘Dan merk je hoe blind je wordt als je ergens iedere dag naar binnen loopt. Dat bordje - dat er stond voor een of andere happening van de gemeente - moest al lang weggehaald zijn.’ Dat kan snel worden opgepakt, maar de bibliotheek heeft ook meer ingrijpende adviezen gekregen. Denk aan de sloop van de innamebalie op de begane grond. Winters: ‘Dat is een grote klus, die we in de toekomst gaan uitvoeren. Tijd en financiën spelen hierbij een rol, maar als het lukt om dit te realiseren, dan levert het wel meerwaarde op. Je kunt beneden zo een echte bibliotheekbeleving realiseren.’
Het zijn niet niet alleen de adviezen die Winters zijn bijgebleven. ‘Het mooiste aan dit onderzoek vond ik de samenwerking tussen onze medewerkers. Alle geledingen binnen de vestiging - van baliemedewerker tot teamleider en stylist - deden enthousiast mee. Ze hadden allerlei goede ideeën. Ik hoop dat we in de toekomst op deze manier onze dienstverlening kunnen blijven verbeteren.’

Tekst: Patricia de Ryck
Foto: DOKLAB


Voor meer informatie over dit initiatief: zie www.doklab.nl of neem contact op met Erik Boekesteijn via e.boekesteijn@doklab.nl of bel 06-81086432.


Print deze pagina

Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie