HomeRubriekenArtikel
voetnoot

Sociaal intranet biedt mogelijkheden tot nieuwe verbindingen

Justus Beek
22-04-2016
Sociaal intranet biedt mogelijkheden tot nieuwe verbindingen
Digitalisering, maatschappelijke verandering en een terugtrekkende overheid zorgen voor een nieuw speelveld voor bibliotheken. Dat betekent een nieuwe positionering, nieuwe partners en samenwerkingsverbanden. Met steeds minder geld en werknemers, maar met meer vrijwilligers. Dat vraagt om het efficiënt inzetten van middelen en het delen van kennis. Veel bibliotheken kiezen daarom juist nu voor een sociaal intranet. Waar moet een bibliotheek hierbij op letten? Justus Beek van het sociale intranet Plek deelt zijn ervaring met deze nieuwe intranetten binnen bibliotheken. 
In onze gesprekken met bibliotheken over een sociaal intranet komt een aantal zaken vaak terug:
  1. Bibliotheken ambiëren een grotere, maatschappelijke rol en willen mensen nadrukkelijker stimuleren om mee te doen aan de participatie- en kennissamenleving. De ambitie om een rol te spelen in de participatie- en kennissamenleving en bij talentontwikkeling komt van binnenuit. ‘Het plezier om anderen te helpen zich te ontwikkelen, is een grote gemeenschappelijk deler binnen de organisatiecultuur’, concludeert bijvoorbeeld Bibliotheek Eindhoven.
  2. Bibliotheken zoeken en krijgen nieuwe partners en samenwerkingsverbanden. Nieuwe partners zijn bijvoorbeeld cultuurinstellingen, buurtzorg en inpandige horeca. 
  3. Bibliotheken hebben te maken met teruglopende budgetten en minder werknemers (25% minder sinds 2010) waardoor het belang van (betrokken) vrijwilligers groter wordt.
  4. Bibliotheken staan open voor (digitale) innovatie.
  5. Bibliotheken zijn zich bewuster van de noodzaak van een (scherpe) positionering en een goed verhaal richting medewerkers, publiek en andere stakeholders.
Een sociaal intranet is dan een logische stap voor een bibliotheek. Zo’n intranet maakt gebruik van alle beschikbare kennis, zorgt voor nieuwe verbindingen en helpt het verhaal van de bibliotheek te vertellen.

Efficiënt omgaan met beschikbare kennis en relaties
De groep mensen rond een bibliotheek wordt groter, waarbij vaste en hiërarchische relaties een stuk minder relevant worden. Er wordt op basis van gelijkwaardigheid gewerkt. In nieuwe dwarsverbanden. Van de baliemedewerker tot de vrijwilliger van de VoorleesExpress. Kennis en enthousiasme zitten overal.

Een sociaal intranet werkt verbindend, borgt communicatie en ontmoetingen. Informeel én gestructureerd. Als bibliotheek maak je zo optimaal gebruik van de kennis van alle betrokken mensen. En dat zijn er natuurlijk een stuk meer dan alleen de medewerkers van een bibliotheek. Zo krijg je inzicht in de kennis en interesses van mensen en weet je wie er verstand heeft van een specifiek genre, bepaalde technologie of doelgroep, of wie er toegang heeft tot die kennis.

Het is voor een bibliotheek zaak om medewerkers, vrijwilligers en andere stakeholders enthousiast te maken en te houden om hun kennis te delen. Een laagdrempelig intranet kan daaraan bijdragen.

Nieuwe verbindingen
Een sociaal intranet wordt helemaal interessant voor een bibliotheek als ook externe partners als culturele instellingen, inpandige horeca, buurtzorg en bedrijfsleven deel gaan uitmaken van het netwerk. De eigen organisatie en de externe organisaties sluiten dan op elkaar aan. Een dergelijke samenwerking levert naast beter beleid en verrassende nieuwe initiatieven ook een groter draagvlak en kostenbesparing op. Sociale intranetten draaien in de cloud en vragen maar een beperkte up-front investering. Veel aanbieders werken met een vast bedrag per gebruiker, zodat de investering duidelijk is.

Vertellen van een gezamenlijk verhaal
Bibliotheken kiezen voor een scherpe positionering, waarbij klantfocus, zichtbaarheid en participatie om voorrang strijden. Dit verhaal van de bibliotheek wordt verteld door alle betrokkenen. Een kwestie van zichtbaar maken van medewerkers en vrijwilligers en hun verhalen. En van jezelf meer openstellen en de regie loslaten. Voor communicatiemedewerkers binnen de bibliotheeksector een belangrijke verandering; niet langer alle touwtjes in handen houden, maar collega’s faciliteren bij het vertellen van verhalen.

Van start met een sociaal intranet?
Onder andere de bibliotheken van Eindhoven, Veenendaal en het Groninger Forum hebben inmiddels gekozen voor een sociaal intranet als Plek. Door samenwerking met die bibliotheken heeft Plek een goed beeld gekregen van de factoren en randvoorwaarden die zorgen voor een succesvol intranetproject. Wij zetten ze op een rijtje:
  • Hou rekening met vrijwilligers die minder digitaal vaardig kunnen zijn, kies een intuïtief, laagdrempelig platform.
  • Activiteiten van een bibliotheek vragen veel overleg, denk aan het inroosteren van vrijwilligers, het organiseren van activiteiten of het reserveren van ruimte. Hou hier rekening mee bij het project.
  • Koppel externe communicatiekanalen (website, Twitter, Facebook, etc.) aan het intranet, zodat alle relevante informatie op een plek staat.
  • Mensen moeten snel gevonden kunnen worden op basis van kennis en interesse. Een slimme search engine werkt dan fijn, mensen weten hoe ze moeten zoeken.
  • Deel leeservaringen om klanten beter te kunnen adviseren, stimuleer vrijwilligers mee te doen.
  • Stimuleer mensen zelf nieuwe verbanden aan te gaan op het intranet. Nieuwe ideeën komen vaak uit onverwachte hoek;
  • Betrek eventuele buurtvestigingen en bedenk hoe on- en offline elkaar kunnen versterken.
Tekst: Justus Beek, Plek

Over sociale intranetten zijn verschillende artikelen verschenen op onder andere de website Frankwatching (zie ook hier). Zie ook de website van Plek.  
Zie verder ook het artikel 'Intranet voor bibliotheken: van 1.0 naar 3.0' van Jan de Waal.



Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gastblog

Herbezinning Wsob: een pleidooi voor een vrijwillig franchisemodel Gert Staal

In de bibliotheeksector roepen we voortdurend tegen elkaar: ‘Bibliotheekwerk is lokaal’. Laten we met elkaar aan de voorkant van dit verhaal constateren: dat klopt ook. Ik zou namelijk de eerste zijn die dat uit eigen observatie kan bevestigen. Echter: een Albert Heijn is ook een lokale... Lees verder