HomeRubriekenArtikel
voetnoot

Google Apps: nieuw denken over systeembeheer

Jan de Waal
21-10-2013
Google Apps: nieuw denken over systeembeheer
Ieder jaar wordt het systeembeheer in bibliotheken ingewikkelder, duurder en complexer. Door slim gebruik te maken van de cloud en mobiele apparatuur kan het ICT-gebeuren in onze branche en veel andere organisaties totaal veranderen. Uitgangspunten zijn dat ICT-kosten een vaste kostenpost gaan worden en dat samenwerken van medewerkers in projecten en documenten een natuurlijk onderdeel van de organisatie is. Hiernaast zorgt deze werkwijze steeds meer voor een gedeelde verantwoordelijkheid en een plattere organisatiestructuur.
Bijsluiter
Waarschuwing: door dit artikel te lezen stelt u zich open voor een andere gedachte over automatisering. Wilt u niets veranderen en vertrouwde programma’s als MS-office blijven gebruiken, lees dan beslist niet verder. Maar ga dan straks ook niet in Excel uitrekenen wat u allemaal heeft misgelopen de komende jaren. Bedankt voor uw aandacht.
Einde bijsluiter

Internet is hét netwerk
‘De tegenwoordige slimheid van de ICT zit niet meer in het eigen netwerk maar op internet. Een complex serversysteem kan ingeruild worden voor pc’s, tablets en smartphones die verbonden zijn met internet. Daarnaast moet de gebruiker weer centraal staan en niet het systeembeheer. Dat betekent dat de bibliotheken creatieve personen nodig hebben die niet gehinderd worden door allerlei systeembeperkingen.’ Deze inleiding schreef ik al in 2008 in Bibliotheekblad. Er zijn slechts twee woorden aan toegevoegd: tablets en smartphones.

Alles online met Google
De dure netwerkservers van Microsoft, Novell of Citrix kunnen vervangen worden door werken in de cloud. Over de cloud bestaan veel opvattingen en veel misvattingen. Er zijn verschillende vormen, zoals public en private cloud. Veel bedrijven bieden een cloudoplossing aan, die vaak niet meer is dan online hosting. Je blijft met een duur serverpark zitten. Of de prijs is niet vast per gebruiker. In mijn visie ga ik uit van een public cloud bij Google voor 40 euro per jaar per gebruiker. Hiermee zijn alle kosten voor dataopslag en softwaregebruik één kostenpost geworden. Hiernaast komen nog kosten voor internetverkeer en hardware voor gebruikers, maar geen kosten voor de server hardware meer. Google heeft deze dienst al jaren op orde en hij draait wereldwijd bij vijf miljoen bedrijven. Googles cloudoplossing is niet alleen dataopslag, maar een netwerk van online programma’s, waarmee medewerkers, achter een veilige inlog, met elkaar samenwerken, documenten maken en uitwisselen, hun agenda’s raadplegen of delen, enzovoort. Er kunnen steeds meer apparaten aan gekoppeld worden, zoals Android tablets, mobiele telefoons en speciale Google laptops, zoals het Chromebook.

En Microsoft?
Waarom niet de cloudoplossing van Microsoft of van andere aanbieders? Omdat zij pas veel later in de richting van ‘online werken’ zijn gaan denken, hun oplossing duurder is en hun organisatie in de kern nog vanuit een oude ict-visie denkt. Vergelijk het met bibliotheken die moeite hebben met innoveren omdat hun ‘distributierol van het uitlenen van boeken’ maar weinig ruimte geeft om vernieuwend bezig te zijn. De opkomst van nu.nl is ook zo’n voorbeeld. Nu.nl kon zonder ballast starten met online nieuws en hiervan een goed verdienmodel maken. Voor gevestigde kranten is het een stuk lastiger om online geld te verdienen met nieuws. Google had ook geen besturingssysteemballast en kon zich daarom volledig richten op een nieuwe vorm van automatisering.
Natuurlijk zullen er bibliotheken zijn die volledig geloven in de Microsoft-oplossingen. Het grootste probleem is dat adviezen over automatisering vaak voortkomen uit de belangen van de adviesgever. De huidige ICT-wereld is voor een groot deel nog gebaseerd op ‘uitrollen van servers’, in stand houden van complexiteit in een netwerk en cloudoplossingen bedenken.

'Bring Your Own Device' (BYOD)
Steeds meer personeelsleden gebruiken veel geavanceerdere apparatuur dan de aangeboden ICT-middelen in de bibliotheken. Ze gebruiken hun BYOD, zoals tablets en smartphones, om te communiceren met iedereen in en buiten de organisatie. Maar een koppeling tussen het ICT-systeem en de BYOD-apparaten is vaak niet aanwezig, of lastig en duur te realiseren.
Uitgangspunt is ook dat de meeste mensen zullen gaan werken op tablets, Chromebooks of Apple laptops. Slechts hier en daar zal nog een pc nodig zijn, voor speciale functies.
Wifi-oplossingen zijn er diverse, onder andere Cisco Meraki (Bibliotheek Den Bosch) en de draadloze oplossing van HP.

Systeembeheer haaks op internetwerken
Een netwerk voor het bibliotheeksysteem en kantooromgeving is bij ‘cloudwerken’ achterhaald. Het bibliotheeksysteem vereist een afgeschermde omgeving, het nieuwe cloudwerken juist niet. Daarom moeten deze twee verschillende functies uit elkaar gehaald worden.
Met cloudwerken kan erg veel op ICT- en dataverkeeruitgaven worden bespaard. Omdat het HKA-systeem (bij de NOBB en 60-70% van de bibliotheken) met een relatief eenvoudig datanetwerk kan werken. Binnen een paar jaar zal ook het HKA-systeem in de cloud zitten, zeker nu HKA onderdeel van OCLC is geworden. Voor de kantooromgeving is alleen snel internet nodig. Iedere vestiging neemt plaatselijk zijn eigen internetverbinding af en zet dat in als wifi of een vaste internetverbinding. Een bibliotheek hoeft niet meer voor een netwerk te zorgen: het internet is het netwerk.

Verslaving
Het lastigste is dat mensen gewend zijn aan doc-, docx- of Excel-documenten. Er zullen beslist enkele mensen in de organisatie zijn die voor hun werk Excel nu nog nodig hebben. Ook deze personen moeten zich afvragen: is mijn methode van 10 à 15 jaar geleden nog wel geschikt voor deze tijd? Investeren in nieuwe programma’s met andere mogelijkheden - zoiets heet innoveren - geldt ook voor de manager. De verstokte Excel-gebruiker moet eens goed nadenken of het wel gaat om het behoud van een supertool of dat het gaat om weerstand tegen veranderen. In een bijna 10 jaar oud artikel met de titel ‘Managers zijn verslaafd aan Excel’ stond al: ‘Zodra je informatie met anderen moet delen, wordt het minder handig om een spreadsheet te gebruiken.’ De Google spreadsheet, die in 2005 nog niet bestond, kun je wel delen met anderen en je kunt er dynamische informatie vanuit het internet in integreren. Gelukkig kunnen de meeste spreadsheets ook zonder een Microsoft-product berekeningen maken, je moet dan alleen investeren in een ander programma en vooral in jezelf.

Google Apps bij de NOBB
Bij NOBB (Noord Oost Brabantse Bibliotheken) gebruiken we sinds 2007 Googles kantooromgeving, de eerste jaren vooral de e-mail, daarna de agenda en nu steeds meer de documentenomgeving. Het laatste jaar is ook Google Sites meer ingezet om mensen rondom projecten te koppelen en samen te laten werken. Alle activiteiten rondom de Verhalencoach komen samen op de projectsite. Mensen e-mailen geen documenten meer naar elkaar, maar delen deze documenten: vanuit de persoonlijke Google-Drive-omgevingen komen deze documenten in de Google-Sites-omgeving bij elkaar. Alle losse onderdelen van de organisatie vormen samen de organisatie. Alles wat gedeeld wordt, komt samen. Een verslag kan door meerdere mensen gemaakt worden, want het kan online worden aangevuld.
De mogelijkheden van Google worden nog steeds niet volledig gebruikt, veelal omdat men de mogelijkheden niet kent en men het liefst de vertrouwde werkwijze wil voorzetten. Het printen vanaf mobiele apparaten gaan we oplossen door Google Cloudprint in te zetten.

Het gebruik van de iPad door een groot aantal medewerkers heeft hen al in staat gesteld om meer van de nieuwe online mogelijkheden te ontdekken. De komende jaren zullen de iPads vervangen gaan worden door Android tablets en Google Chromebooks, omdat deze naadloos samenwerken met Google Apps (kantoor)omgeving. Najaar 2013 zijn enkele medewerkers gestart met het gebruik van een Google Chromebook als mobiele werkplek. Hun ervaringen, visieontwikkelingen en keuzes vanuit het management vormen de basis onder een nieuwe ICT-richting van de NOBB.
Google Apps is een open systeem: het is zo ontworpen dat integratie met andere systemen makkelijk is. Naast Google Play bestaat er voor de Apps-omgeving een speciale marktplaats. Hier kan men kiezen uit honderden extra applicaties, die naadloos samenwerken met Google Apps

Universiteiten en bedrijven
Een aantal bibliotheken (zoals Den Bosch, Biblionova en Bibliocenter) gebruikt Google Apps al, maar ook de helft van de Nederlandse universiteiten en bedrijven als Ahold en Randstad. Ahold is in 2010 met 55.000 medewerkers overgestapt naar een Google-omgeving. Dit jaar heeft Randstad met 29.000 medewerkers Microsoft en Lotus vervangen door Google. ‘Naast de kosten- en schaalvoordelen die Google Apps biedt ten opzichte van de oude oplossing, heeft Randstad bewust gekozen voor Google vanwege hun jonge personeelsbestand. Medewerkers verwachten steeds vaker dat ze op hun werkplek dezelfde technologie en flexibiliteit hebben als in hun thuissituatie. De oplossingen van Google stellen hen in staat om ongeacht tijd, plaats en apparaat eenvoudig en beter te werken.’
‘De helft van de Nederlandse universiteiten is in 2012 overgegaan op Google Apps. Tekstverwerking, e-mail en agenda’s werken vanaf nu in de cloud, niet meer op lokale servers.’

Google Quickoffice
Eind september 2013 heeft Google de Quickoffice-app voor ieder Google-account gratis beschikbaar gesteld. Het werkt op tablets en telefoons met zowel iOS als Android en je kunt Microsoft Office-bestanden weergeven, maken en bewerken en pdf-bestanden weergeven en becommentariëren. Quickoffice is eenvoudig te koppelen aan Google Drive voor opslag in de cloud. Hiermee zijn bestanden eenvoudig te openen en te bewerken vanaf een tablet, telefoon of computer en kan men altijd over de recentste versie van bestanden beschikken. Met een bepaalde instelling zijn bestanden ook offline beschikbaar voor een Android- of iOS-apparaat wanneer internet niet beschikbaar is. Quickoffice is nog niet af en zal de komende jaren door Google worden verbeterd, zij hebben er in de concurrentiestrijd alle belang bij een volwaardig ‘officepakket’ aan te bieden.
Voor de meeste medewerkers is Google Drive (voorheen Google Docs) voldoende. Het biedt de mogelijkheid bestanden op te slaan als docx of pdf. Wederom geldt dat medewerkers de mogelijkheden van de Google Drive moeten ontdekken en leren gebruiken. Wie Online formulieren heeft ontdekt, wil nooit meer een e-mail aanmeldingadres gebruiken.

Overstappen op de cloud
Als Bibliotheek Oss zijn we zes jaar geleden met een gratis account begonnen en langzaam met alle ontwikkelingen meegegroeid. We hebben op dit moment 250 gebruikers. Niet dat we bij NOBB zoveel werknemers hebben, maar een aantal e-mailadressen wordt voor agenda’s gebruikt, voor workshopaccounts of voor speciale projecten die niet aan een persoon gekoppeld zijn. Alle vernieuwingen en extra diensten liepen automatisch binnen en werden wel of niet opgepakt. (Zie ook het artikel 'Ding 13. Spannend en vernieuwend' (pdf))
We werken nog steeds met de gratis versie en ik schat dat onze organisatie zo’n 100.000 euro heeft bespaard op ICT-kosten. Toch overwegen we een betaalde versie te nemen, omdat daar nog meer mogelijkheden in zitten, die we bij onze collega’s in Den Bosch zien, die in 2011 zijn overgegaan naar een Google kantooromgeving.
Wie nu wil starten met de Google Apps-omgeving, kan alleen starten met een betaald account van 40 euro per jaar per gebruiker. Hiervoor krijg je direct een totaal netwerk en per gebruiker 30 gigabytes aan opslagruimte. Omdat de organisatie je netwerk is, heb je met 100 medewerkers 3000 gigabytes aan opslag. Het beheer is erg eenvoudig, daar heb je geen specialist voor nodig. Ook onze NOBB.nl, bibliotheekoss.nl, bibliotheekuden.nl, enzovoort (we hebben zo’n 20 domeinnamen gekoppeld aan onze e-mail) werken als onderdeel van Google e-mail.
Echter, overstappen van een huidige e-mailomgeving naar Google is wel specialistenwerk geworden. Laat het daarom uitvoeren door een Google gecertificeerd bedrijf, zoals de Bibliotheek Den Bosch heeft gedaan.

Veranderen moet ergens beginnen
Ik ben al jaren bezig rondom Google Apps, niet omdat ik enig belang heb bij Google, maar omdat de diensten die zij leveren goed zijn en omdat meestal vanuit de gebruiker wordt gedacht.
In november 2011 hebben we een bijeenkomst over Google Apps voor zo’n 30 bibliotheken gehouden in Den Bosch, over alle voordelen en nadelen van een Google Apps-omgeving, het Chromebook, werken met online formulieren enzovoort. Ik gaf in 2009 een lezing voor bibliothecarissen van wetenschappelijke bibliotheken, ministeries, universiteiten en bibliotheken. Veel te vroeg, want met ongeloof werd mijn visie op de ‘cloud toekomst’ als onrealistisch weggezet. Ik denk echter nog steeds dat bibliotheken door in de Google-omgeving te stappen beter als organisatie gaan functioneren en beter voorbereid zijn op de toekomst. Google is goed in het ‘ontsluiten’ van informatie en nu is Google zelfs goed voor bibliotheken.
Wederom zal deze nieuwe manier van werken weerstand oproepen, maar vaak is dat door onbekendheid met de mogelijkheden. Het werken in de cloud is kostenbesparend, maar veel belangrijker is dat je organisatie op een andere manier georganiseerd gaat worden en dat samenwerken een natuurlijk proces wordt als je over deze digitale techniek beschikt.

De vraag is: durf je ervoor te kiezen om fundamenteel te transformeren naar een netwerkorganisatie?

Tekst en beeld : Jan de Waal

Google Chromebook
Google Chromebook is een laptop zonder besturingssysteem die alleen online werkt, want het volledige besturingssysteem is online en alles gebeurt in de cloud. Geen onderhoud en geen virussen. Chromebook heeft een eigen besturingssysteem: Chrome OS.  Dit is een totaal nieuw besturingssysteem speciaal voor internet, de cloud en Google-diensten ontworpen. Android tablets hebben een ander besturingssysteem: Android. De Google Chromebook laptop bestaat al een paar jaar en steeds meer scholen in de VS gebruiken deze onderhoudsvrije laptop.
Google had ook een Chromebox, waar een monitor, toetsenbord en muis op aangesloten konden worden, maar deze is momenteel uitverkocht. Erg handig voor vaste werkplekken.
De verwachting is dat Crome OS en het Android besturingssysteem uiteindelijk uitgroeien tot een nieuw besturingssysteem dat volledig is gebaseerd op het ‘cloud werken’.
 




Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie

Gastblog

De kick van het racen! Debbie Teitsma

Wie wel eens gekart heeft, kent het gevoel. De flinke dosis adrenaline, een enorme snelheid, slippend de bochten door, zo af toe op de rem en bijsturen om het circuit glansrijk te doorstaan. Een paar weken geleden stond ik op de kartbaan en kwam ik plots tot een nieuw inzicht. Het circuit heeft eigenlijk... Lees verder