HomeRubriekenArtikel
voetnoot

Zelf aan het stuur op de elektronische snelweg

John Konijn
10-06-2011
Zelf aan het stuur op de elektronische snelweg
ICT verandert bijna dagelijks: in functionaliteit én in de manier waarop het een organisatie kan ondersteunen. Daarbij doet een bibliotheek er verstandiger aan zijn energie te richten op maatregelen waarmee je ICT structureel en succesvol inzet en inkoopt, dan op het volgen van hypes en gadgets waarmee een veranderlijk publiek op steeds kortere termijn tijdelijk wordt gelokt en vermaakt.
‘Mooie woorden’, denkt u misschien, en vervolgens ‘maar wat heb ik eraan?’. U ziet in uw bestaande ICT een flinke kostenpost, terwijl tegelijkertijd de ontwikkelingen alle kanten op lijken te gaan: van conventionele boeken naar digitale downloads, kranten op tabletcomputers en googelen in plaats van onderzoek van oorspronkelijke bronnen.
Het is hoog tijd om meer grip op deze materie te krijgen. Zodat u weer snel zelf het stuur op de elektronische snelweg kunt pakken. Onderstaand heb ik enkele richtlijnen voor bewuste beslissingen op een rij gezet.

1. Houd het totaaloverzicht
Om uw bus van een routeplanner te voorzien en om de impact van ontwikkelingen hanteerbaar te maken, is het zinvol een ICT-landkaart te hanteren. De ICT-landkaart bestaat uit twee delen: generieke wensen uit uw kantooromgeving en uw specifieke bibliotheekbehoeften. Zo ontstaan twee verzamelingen van behoeften die je ieder apart onder de loep kunt nemen.

Bijgaand schema geeft eenSchema algemeen overzicht van de twee hoofdfuncties die een ICT-omgeving in een bibliotheek vervult. De ideale omgeving is modulair en schaalbaar opgebouwd, gebruikt open standaarden en biedt voor alle componenten (de paarse blokjes) keuze uit meerdere beproefde oplossingen. De omgeving is logisch opgebouwd en legt de bibliotheek zo min mogelijk beperkingen op in het gebruik van voorzieningen en informatie. De ICT voor de kantooromgeving ontwikkelt zich steeds meer in de richting van generieke voorzieningen: ICT uit de kraan en een groeiend aanbod van cloud-oplossingen. In de ICT voor specifieke bibliotheekbehoeften liggen de complexere vragen, maar ook de grotere kansen voor het bereiken van onderscheidend vermogen en verandering/verbetering.

2. Investeer op basis van concrete doelen
Investeringen komen het best tot hun recht als je terdege hebt nagedacht over de doelen die je wilt bereiken, de termijn waarbinnen die doelen bereikt moeten worden en de rol die je investering daarin moet vervullen. Idealiter is er voor iedere grotere investering een business case opgesteld. Die business case beschrijft hoe lang de investering mee moet gaan, wat het mag kosten, welke resultaten het op moet leveren en wat daarbij de randvoorwaarden zijn.

3. Houd regie op je ICT
Iedere ICT-voorziening vraagt om deskundig gebruik en beheer, over een langere periode. Afhankelijk van de beschikbare ICT-competenties in de eigen organisatie, heeft een bibliotheek meer of minder ruimte om keuzes te maken als het aankomt op zelf (blijven) doen of uitbesteden. Sommige bibliotheken hebben een ICT-functie binnen de eigen organisatie, andere besteden zoveel mogelijk uit aan een deskundige beheer/hostingpartij. Een terrein waar de bibliotheek in ieder geval zelf de regie zou moeten houden, is het begrip op functioneel niveau van wat ICT voor uw organisatie kan en moet betekenen.

4. Koop slim in
In de praktijk heeft iedere bibliotheek een eigen unieke, historisch gegroeide inkoopkalender. Te vroeg of te laat beslissen over aanschaf, vervanging, verlenging of beëindiging gaat ten koste van prestaties of kost domweg te veel geld. De kunst is om die inkoopkalender zodanig te sturen, dat belangrijke beslissingen tijdig worden gesignaleerd en voorbereid. Kunst is ook om met iedere beslissing te kiezen voor die opties die de bibliotheek onafhankelijker van leverancier(s) en flexibeler maken en de eigen onderhandelingspositie verbeteren: maak gebruik van marktwerking.

5. Vind de juiste balans tussen ‘alleen doen’ en ‘structureel samenwerken’
Een optimale samenwerkingsvorm aangaan, is in de huidige situatie wellicht de grootste mogelijkheid om voordeel te boeken. Te denken valt aan gezamenlijke inkoop, het delen van voorzieningen of zelfs een structurele samenwerking tussen vergelijkbare organisaties. Waarbij het verstandig is dat iedere deelnemer zijn eigen identiteit bewaakt.

Afrondend
Wat je als bibliotheek op deze thema’s ook voor keuzes maakt: doe het logisch, bewust, weloverwogen en consequent. Ook complexe routes zijn uitvoerbaar en interessant. Maak die reis, stap voor stap. Houd de bus op de beoogde route en voorkom ongelukken of verkeerde afslagen.
Over architectuurprincipes, de business case, de functioneelbeheerfunctie in de bibliotheek, zicht op contracten en vormen van samenwerking in volgende bijdrages meer.


Reacties op deze column zijn welkom via Twitter: @newsrevisited of e-mail: j.konijn@realign.nl


Tekst: John Konijn
Foto: Mattox, Stock.XCHNG



Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie