HomeRubriekenArtikel
voetnoot

Tien manieren om op ict te bezuinigen

Jan de Waal
09-03-2011
Tien manieren om op ict te bezuinigen
Ict is bij bibliotheken een groeiende kostenpost. Om daarop te bezuinigen, kun je denken aan: scherp inkopen, vernieuwingen uitstellen, virtuele servers inrichten, besparen op personele kosten enzovoort. Wie op internet gaat zoeken, komt prachtige plannen tegen, zoals ‘vijf echt effectieve ict-bezuinigingen’. Veel nuttige opmerkingen, maar volgens mij draait het bij ict de komende jaren om ‘cloud leren’ en durven te denken vanuit ‘de cloud’.
Alle ict-diensten zullen de komende jaren verplaatst worden naar het internet (de cloud) en programma’s zullen gaan werken volgens het SaaS-concept (Software as a Service). Bereid je organisatie hierop voor. Nu al zijn veel zaken naar de cloud te verplaatsen. Ga denken vanuit de cloud en kijk vooral naar nieuwe bedrijven die ook vanuit dit principe denken. Overigens is dit geen nieuw idee, ik schreef hierover in Bibliotheekblad al in 2008 het artikel ‘Bespaar op systeembeheer met SaaS’. Overgaan op ‘cloud denken’ of het SaaS-concept kan leiden tot diverse bezuinigingen.

1. Begin ‘alles in de cloud’ met de kantooromgeving
Google apps is al jaren ‘het ideale virtuele kantoor’ dat bibliotheken voor ‘niets’ kunnen krijgen. E-mail, agenda, documenten enzovoort zijn allemaal beschikbaar. Medewerkers die op verschillende vestigingen werken, kunnen overal bij hun documenten, e-mail of agenda. Okay, er staan wat advertenties bij de gratis versie. Maar de mailserver en de anti-virusserver kunnen de deur uit. Hiernaast wordt alle e-mail en ontvangen documenten in de cloud opgeslagen. Dit zorgt voor een eenvoudige opbouw van uw netwerkomgeving en minder opslag op eigen servers.
Dit voorjaar koppelt Google al zijn andere producten aan deze cloud dienst, zoals Picasa en YouTube: al uw foto’s of filmpjes gratis online.
Wie geen advertenties wil, kan voor 40 euro per jaar per gebruiker een betaald account nemen. Dit is heel overzichtelijk te begroten, zoals de Basisbibliotheek Maasland met 10 vestigingen dit al vier jaar doet.
U kunt Google apps ook via surfdiensten afsluiten, maar dan is het gekoppeld aan een duur contract van de SURFfederatie.
Als u denkt dat Google alles afluistert en als u echt gelooft dat Microsoft dat niet doet, kunt u dit jaar met Office 365 gaan starten. Deze dienst is pas in april 2011 als bèta beschikbaar. De nieuwe cloud dienst van Microsoft combineert Exchange, Lync en Sharepoint in één pakket. Microsoft vraagt waarschijnlijk voor de eenvoudigste variant 6,25 euro per maand (75 euro per jaar).
Nu is het werken met de cloud vaak nog gebaseerd op werken vanuit een netwerk binnen een organisatie, zoals Microsoft, Novell of Citrix. Binnen een jaar of twee biedt Google Chrome OS de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit je telefoon, tablet of laptop te werken en bevindt het netwerk zich in de cloud. Dit soort diensten zal de gehele ict-markt veranderen. Ict zal hierdoor heel overzichtelijk worden, alle servers zullen verdwijnen en ook het ict-beheer zal eenvoudiger worden. Eindelijk eens tijd voor de sociale media.
Verdien nu door u aan te melden op: www.google.com/a
Verdiep u eens in http://www.google.com/chromeos/pilot-program-cr48.html
Meer over online kantoor vindt u hier

2. Telefonie
Met niets is zoveel te verdienen als met telefonie. Bibliotheken bestaan al heel lang en veel bibliotheken hebben vaak nog oude nutteloze telefoonlijnen liggen. In Oss hebben we veel verdiend door alle telefoonlijnen na te lopen en om te zetten naar IP/internetbellen.
We hebben veel bestaande lijnen kunnen opheffen, we zijn gaan ‘pinnen over IP (PoIP’ en we hadden ook de beveiliging er over kunnen laten lopen, maar daar dient de internetprovider gecertificeerd voor te zijn.
Maar ook het gehele telefoonverkeer kan verhuizen naar andere oplossingen, zoals bellen via Skype, en ook naar meerdere mensen tegelijkertijd. In Google apps zit automatisch een videochat.

3. Mobiele telefonie
Wie voor een oplossing via Google apps kiest, krijgt automatisch, via een telefoon met Android besturingssysteem, zijn bedrijfsomgeving met agenda, e-mail, enzovoort erbij geleverd. Geen extra kosten. Men kan ook kiezen voor een iPhone, maar deze is duurder in aanschaf en bij Android kan men kiezen uit diverse producenten van telefoons.
De BlackBerry en de iPhone kunnen een aantal zaken koppelen, zoals contacten en agenda. Wie kiest voor Google, moet accepteren dat producten van een ander platform, zoals Apple OS of BlackBerry OS, altijd moeilijker (en duurder) te koppelen zijn.

4. Intranet
De interne communicatie in uw organisatie wordt vaak via een intranet geregeld. Hiervoor zijn dure pakketten te koop met hoge jaarlijkse onderhoudskosten. Eenvoudiger is om een eigen intranet te ontwerpen met open source pakketten, zoals Joomla 1.6 of Drupal. Hiervoor zijn diverse standaard plugins verkrijgbaar.
Maar beter is het om een cloud oplossing, zoals Yammer in te zetten als een gesloten communicatiemiddel. Daarop kun je eenvoudig (en gratis) een soort Twitter opzetten voor louter de eigen collega’s. Door de Engelstaligheid is wel de drempel hoger. Er is een gratis en een betaalde versie. Voor andere online pakketten met een vaste prijs per user zie: http://www.teamspace.com/.

5. Open source voor uw website
Joomla of Drupal zijn cms-systemen die door allerlei webbouwers of met eigen kennis geïnstalleerd kunnen worden. U bent niet afhankelijk van een bouwer, maker of ontwerper en vendor lock-in ligt minder voor de hand.
Zie hier voor 10 nuttige tips tegen vendor lock-in.

6. Denk zelf
Geen adviseurs aannemen, maar zelf denken. Produceer zo weinig mogelijk rapporten, maar wel praktische werklijsten. Inhuren van allerlei deskundigen zorgt ervoor dat je steeds afhankelijker wordt. Goedkoper is het om de deskundigheid in te schakelen van het bedrijf waarvan u een dienst wilt afnemen. Vergelijk de oplossingen van verschillende bedrijven en kies voor degene die wil meedenken om eenvoudige oplossingen te bedenken. Uitgangspunt bij iedere oplossing is ‘cloud denken’. Bedenk dat veel ict-ers en ict-bedrijven daar nog niet klaar voor zijn en deze oplossingen zullen afraden, in hun eigen belang. Geen enkel ict-project mag langer duren dan 4 tot 6 maanden; als ze langer duren, dan is er voor een te complexe oplossing gekozen.

7. Sociale media
Sociale media, zoals Twitter, Hyves, Facebook, Flickr enzovoort, zijn in te zetten voor alle denkbare vormen van publiciteit, klantenbinding of klantencontact. Maar ook voor werving van personeel. Bedenk bij ieder foldertje of het niet online kan worden ingezet. Alle mogelijkheden van de cursus 23 dingen zouden hier uitgewerkt kunnen worden. Zie hier (PDF) voor het rapport Hoe verder met 23 dingen. 

8. Bestanden delen of samenwerken
Box of Dropbox zijn de ideale oplossingen om bestanden te delen. De gratis versies zijn vaak voldoende om de meeste taken mee te doen. Iedere dvd, cd-rom of usb-stick is voortaan overbodig, want overal kan men bij zijn ‘grote’ bestanden.

9. Onderhoudscontracten
Meestal veel te duur en vaak niet nodig. Alleen servers hebben een contract nodig. Voor alle andere apparatuur is het goedkoper om een aantal reserveapparaten op de plank te zetten. Of deze tweedehands te kopen. Zorg dat alle apparaten hetzelfde zijn, zodat ze uitwisselbaar zijn. Schrijf ze af voordat ze versleten zijn, te lang doorgaan met verouderde apparatuur levert alleen maar ergernis bij medewerkers op en extra kosten.

10. Datalijnen
Internetverbindingen zijn noodzakelijk, maar vaak ook kostbaar. Wanneer een bibliotheek eenmaal is aangesloten, zal men niet zo gauw meer veranderen van internetaanbieder. Bibliotheken zouden meer informatie over hun internetdienstverlener moeten uitwisselen, want naast prijs is kwaliteit van belang. Helderheid in prijsopbouw is ook belangrijk. Een contract van drie jaar is een eeuwigheid in de internetwereld. Ieder jaar gaat de snelheid van internet omhoog. Regelmatig het contract vernieuwen levert misschien geen bezuiniging op, maar wel meer snelheid.


Tekst: Jan de Waal
Foto: Jan de Waal




Reacties op dit artikel (7)

jan de waal
17-3-2011 14:21
Pinnen over ip is voortaan mogelijk via de meeste providers. Een aardige bron van inkomsten is om je telefoon van de bibliotheek een 0900 nummer van te maken. Stel je die op 10 euro cent dan verdient de bibliotheek 4 euro cent. Ik vind het geen klantvriendelijke oplossing. Het vermindert wel het zomaar bellen naar de bibliotheek.
Roger Boeken
20-3-2011 13:30
Ik kan mij volledig aansluiten bij deze zienswijze maar merk toch op dat backup (veiligheidskopie) en archivering (langetermijnbewaring) ook bij cloudtoepassing niet uit het oog mag verloren worden. Als iets misgaat kan je de cloud hiervoor niet aansprakelijk stellen het is de eigenaar van de data die hiervoor verantwoordelijk blijft. Hoewel de beschikbaarheid van internet en cloud diensten zeer hoog is (>99% dacht ik) kan je je afvragen of je je kernactiviteiten ook niet moet kunnen verderzetten als internet eens niet beschikbaar is. Dus hoever ga je precies met die diensten in de cloud ?
jan de waal
25-3-2011 13:32
Gebruikers kunnen bij Google apps hun gehele verkeer ook lokaal bewaren, dus bij internetuitval doorwerken en later verwerken. Er waren plannen dat men google app ook op eigen server kon draaien, maar die kan ik niet zosnel meer vinden. Meer info over beveiliging op http://www.google.com/apps/intl/nl/business/infrastructure_security.html Overtuigen: http://www.google.com/apps/intl/nl/business/faq.html
Anton Dierdorp
30-3-2011 17:20
interessante post, Jan. De cloudoplossingen bieden zeker mogelijkheden, waarbij de afweging tussen kostenbesparing door niet zelf te beheren en afhankelijkheid van internetaansluiting van geval tot geval gemaakt moet worden. Overigens zijn er ook adviseurs die niet alleen maar ingewikkelde rapporten opleveren en hun klanten afhankelijk maken ;-) maar ook dan: zelf denken blijft altijd goed!
Jan de Waal
2-4-2011 12:31
Google heeft de online apps dienst sinds kort uitgebreid om ook Office documenten, zoals Word, Excel online op te slaan in de Google Cloud. Kijk eens bij http://whatsnew.googleapps.com/ @anton Inderdaad er zijn adviesburo's die vanuit de bibliotheeksector zijn voorgekomen. Ik vind dat externe adviseurs moeten gaan werken met het principe (en daar ben je vast niet blij mee) http://nl.wikipedia.org/wiki/No_cure_no_pay
Anton Dierdorp
4-4-2011 15:01
@jan daar valt altijd over te praten hoor. Als ten minste duidelijk is wat de "cure" moet zijn.Dat vereist vooral ook goed nadenken over de problematiek vooraf door de opdrachtgever. En"no cure less pay" kan ook nog ;-)
Rogier Blauw
29-6-2011 09:31
Een vrij eenzijdig artikel. Nogal sterk gebaseerd op een persoonlijke mening. Een kritische noot ontbreekt. Wat zijn bijvoorbeeld de nadelen van "de Cloud" ? Jammer bibliotheekblad.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie

Gastblog

Herbezinning Wsob: een pleidooi voor een vrijwillig franchisemodel Gert Staal

In de bibliotheeksector roepen we voortdurend tegen elkaar: ‘Bibliotheekwerk is lokaal’. Laten we met elkaar aan de voorkant van dit verhaal constateren: dat klopt ook. Ik zou namelijk de eerste zijn die dat uit eigen observatie kan bevestigen. Echter: een Albert Heijn is ook een lokale... Lees verder