HomeRubriekenArtikel
voetnoot

Ict in dienst van veranderende bedrijfsdoelstellingen: twee initiële managementvragen

John Konijn
08-03-2011
Ict in dienst van veranderende bedrijfsdoelstellingen: twee initiële managementvragen
Aan interessante thema’s op het gebied van ict heeft de bibliotheeksector geen gebrek: 
De rijksoverheid, die zegt niet te bezuinigen op het bibliotheekwerk, terwijl gemeenten per direct aanzienlijke kortingen willen doorvoeren. Veel meningen over de inzet van nieuwe media richting bestaande en nieuwe doelgroepen. E-books op weg naar een plek in het dienstenaanbod, maar hoe zit het met het intellectuele eigendom? Bibliotheken aan de vooravond van uitrol van generieke ict-voorzieningen en discussies over de wijze waarop die voorzieningen geïmplementeerd zouden moeten worden. Hoe kunnen het Nieuwe Werken, sociale media, internet en ict effectiever en efficiënter ingezet worden en wat kunnen bibliotheken eigenlijk met cloud computing? Ict als kostenpost of als verdienkans, waarom en hoe dan?

Twee vragen

Onderwerpen genoeg dus, die ieder op zich best een heel artikel waard zijn. In deze bijdrage beperk ik me tot twee vragen, waarvan de beantwoording essentieel is voorafgaand aan ieder groter ict-traject, maar in de praktijk niet altijd goed uit de verf komt.
  1. Wat hebben we nu eigenlijk echt nodig aan ict-middelen?
  2. Hoe zorgen we ervoor dat die benodigde middelen tijdig, op de juiste manier en onder voor ons gunstige voorwaarden beheerst beschikbaar komen en in beheer kunnen worden genomen?
De praktijk laat zien dat veel opdrachtgevers moeite hebben met het beantwoorden van deze vragen. Dat geldt overigens voor veel meer sectoren. Het niet of onvolledig vooraf beantwoorden van deze vragen, of het onvoldoende vastleggen van conclusies, uitgangspunten en randvoorwaarden in latere fases, leiden tot uiteenlopende verwachtingen, verkeerde behoeftestellingen, of domweg het mislukken van projecten (waar ict toch wel een handje van heeft).

Uitwerking
Het antwoord op de eerste vraag geeft in essentie de vertaling van uw bedrijfsdoelstellingen naar een concrete ict-product/dienstomschrijving. Achter de vraag gaan vijf concrete hoofdelementen schuil:
  • Wat zijn - in de context van het vraagstuk - de relevante bedrijfsdoelstellingen?
  • Wat willen we zelf - in termen van mensen, middelen, geld, tijd - inzetten om die doelstellingen te behalen?
  • Wat kan ict daarbij bieden en wat is er aan mogelijke oplossingen of alternatieven beschikbaar?
  • Wat kunnen we zelf en wat moet door een ander worden gedaan?
  • Wat zijn de juiste en realistische (functionele) eisen en wensen ten aanzien van de van ict gevraagde bijdrage en welke business case geldt voor een marktconforme oplossing?

Het antwoord op de tweede vraag geeft een beschrijving vooraf van het verandertraject van bestaand naar gewenst. Ook hier zijn aandachtspunten die om uitwerking vragen:
  • Een beschrijving van de rollen, taken en verantwoordelijkheden die nodig zijn voor de uitvoering van het verandertraject en voor het structureel in beheer nemen van nieuwe ict. (Met ook hier een realistische inschatting van wat uw organisatie zelf kan doen en wat van buiten nodig is.)
  • Bewuste keuzes ten aanzien van te veranderen bedrijfsprocessen en informatiehuishouding.
  • Te treffen maatregelen voor beheerste uitvoering van dit verandertraject. Een vorm zou kunnen zijn om te kiezen voor een projectmatige aanpak en te werken met vooraf benoemde prestatie- indicatoren en periodieke rapportages en overlegmomenten.

Naast deze vragen zijn er ook nog de afgeleide vragen rondom verwervingsmodel, offertebeoordeling, contractsluiting en regievoering. Daarover schrijf ik graag in een volgende bijdrage.

Om de bijdragen zoveel mogelijk te laten aansluiten bij wat voor u belangrijk/interessant is, zijn suggesties voor bespreking van een specifiek ict-gerelateerd thema van harte welkom via @newsrevisited of j.konijn@realign.nl.

John Konijn is business consultant bij Realign b.v.

Beeldmateriaal: prasan.naik, flickr





Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gastblog

Leren door te maken Lonneke Jans

Maken. Het is een thema dat in onze samenleving meer en meer aandacht krijgt. Gelukkig maar! Want door te maken krijg je grip op de wereld om je heen, omdat je begrijpt hoe dingen werken. Het motto ‘leren door te maken’, stond ook centraal tijdens het Teacher Maker Camp dat Cubiss samen met... Lees verder