HomeNieuwsNieuws uitgelichtBericht
voetnoot
Collectief bibliotheeksysteem: bij ‘nee’ governance belangrijkste punt. Pleidooi voor alternatieve aanpak
Wim Keizer
12-12-2017
Wie zit er aan de knoppen? Ofwel: hoe wordt de ‘governance’ geregeld? Twijfels en bezorgdheid daarover zijn voor de meeste bibliotheekorganisaties die volgens de Koninklijke Bibliotheek (KB) ‘nee’ hebben gezegd tegen meedoen aan een collectief landelijk bibliotheeksysteem de belangrijkste redenen om (nog) geen ‘ja’ of ‘ja, mits’ te laten horen. Daarnaast zijn twijfels over de geschetste kostenvoordelen een belangrijk argument. Een aantal ‘nee-zeggers’ noemt zijn ‘nee’ een ‘nee, tenzij’. Enkelen van hen pleiten voor een alternatieve aanpak. Dit blijkt uit een vragenrondje van Bibliotheekblad(.nl). 
Collectief bibliotheeksysteem: bij ‘nee’ governance belangrijkste punt. Pleidooi voor alternatieve aanpak
In haar update van het Dossier draagvlakpeiling collectief landelijk bibliotheeksysteem (pdf) meldt de KB dat er 14 bibliotheekorganisaties tot de nee-zeggers worden gerekend. Op een kaartje (pagina 10) waarop de nee-zeggers in een overweldigend groen Nederland rood zijn gekleurd is te zien dat het gaat om de Bibliotheek Rotterdam, de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA), Bibliotheek Velsen, de Bieb voor de Zaanstreek, Bibliotheek Waterland en alle negen bibliotheekorganisaties in Drenthe. Op het kaartje zijn de 18 Gelderse bibliotheekorganisaties die samenwerken in Sambis-verband lichtgroen gekleurd, omdat hun brief door de KB niet als een ‘ja’ of een ‘nee’ kan worden geïnterpreteerd.

Rotterdam en Amsterdam
‘Verlies van eigen bewegingsruimte terwijl nog onduidelijk is op welke wijze de governance – en dus onze zeggenschap en onderlinge afhankelijkheidsrelaties – in de nieuwe situatie ingericht zal worden,’ is de eerste van zeven bedenkingen die de Bibliotheek Rotterdam en de OBA in hun gezamenlijke brief aan Marc van den Berg van de KB (pdf) d.d. 13 oktober 2017 hebben genoemd. ‘Dit is een cruciaal punt, omdat wat ons betreft in elke ontwikkeling van een nieuw gemeenschappelijk systeem begint met de vraag hoe die gemeenschap tot besluitvorming komt en hoe het project wordt bestuurd,’ schrijven Theo Kemperman, directeur Bibliotheek Rotterdam, en Martin Berendse, directeur OBA.

Drenthe
Ook in de brief van de Drentse bibliotheken (pdf) van 25 september 2017 is dit het eerste onderwerp (van acht punten). Zij zeggen: ‘We zien een bestuurlijk vraagstuk: wie is de eigenaar van het LBS [Landelijk BibliotheekSysteem – wk]? Is dat de KB? Zijn dat de gezamenlijke bibliotheken? Wie zit er aan de knoppen? Wie gaat bepalen of een koppelvlak/API [Application Programming Interface – wk] er wel of niet komt? Welke individuele vrijheid is er voor de deelnemende bibliotheken? Hier dient duidelijkheid over te komen.’

Waterland
Frans Bergfeld, directeur Bibliotheek Waterland, zei in zijn mailbericht aan de KB(pdf) d.d. 19 september 2017 reeds aangesloten te zijn op een groter systeem (via ProBiblio). Daardoor is het kostenvoordeel voor zijn bibliotheek beperkt. ‘Het risico dat uit een aanbesteding een andere partij dan de huidige leverancier (HKA) komt, met alle consequenties voor implementatie van dien, vinden we te groot.’ Bergfeld meldde verder: ‘We hebben onvoldoende zicht op het beheer en de governance. Hoe komen besluiten over innovatie, beschikbare functionaliteit, kostenverzwaringen of kostenbesparingen tot stand? Dat valt al niet mee als je het bibliotheeksysteem deelt met 25 collega’s, dus voordat we met 150 collega’s in gesprek moeten over deze zaken moet wel helder zijn hoe besluitvorming tot stand komt.’
Bergfeld had nog drie andere overwegingen en deed ook twee suggesties voor een alternatieve aanpak: ’1. Zou het geen optie kunnen zijn om eerst terug te gaan naar twee systemen? Nu hebben Infor en HKA 98% van de markt in handen, wat als de andere drie systemen eerst opgedoekt worden? Scheelt al heel veel koppelingen en voorkomt een vendor lock in. 2. Voer eerst standaardisatie in, alvorens naar één systeem over te gaan.’

‘Eenvoudig alternatief’
In een schriftelijke toelichting op hun standpunt, getiteld ‘Het Landelijk Bibliotheek Systeem; het "nee tenzij" van Drenthe’ (pdf), vragen ook de Drentse bibliotheken zich af of er een alternatief is. Ze zeggen: ‘Volgens ons wel. Alleen is dat gek genoeg niet meegenomen in alle communicatie rondom het LBS. Het alternatief is eigenlijk heel eenvoudig. Iedere POI of basisbibliotheek sluit zijn eigen contract met een leverancier. Precies zoals het nu ook al is. Hiermee is het land nu al voor 75% gedekt door één systeem. De overige 25% moet dan – als ze willen aansluiten – migreren. Dat gebeurt op individuele basis. De kosten vallen dan ook waar ze horen, namelijk bij degene die de keuze maakt. Door inzage te geven in elkaars contracten met leverancier(s) kan eenvoudig worden voorkomen dat we tegen elkaar worden uitgespeeld’.
De Drentse directeuren voegen hier aan toe: ‘Bovendien – en in onze ogen cruciaal – is de governance ook meteen geregeld, namelijk bij de regionale/lokale contracthouder.
Vervolgens kan in SPN-verband gewerkt worden aan verbindingen en opschaling naar een landelijk systeem. Allemaal dezelfde licentie wil immers nog helemaal niet zeggen dat we ook het systeem op dezelfde wijze gaan inrichten, gebruiken of beheren. Dat vraagt tijd en overleg. Maar dat overleg is ook nodig bij een top down invoering van het LBS. En de gekozen weg van nu is geen garantie dat deze gelijkschakeling er komt door een aanbesteding voor een nieuw systeem voor iedereen.
Al met al pleit Drenthe ervoor om het nieuwe deel van Asterix en Obelix (geheten: Verdwaald in LBS-land) snel te sluiten en over te gaan tot een haalbare aanpak van het vraagstuk van het landelijk bibliotheeksysteem. Ga uit van wat er is en neem dat als basis voor het landelijk maken van het bibliotheeksysteem.’

Andere uitgangspunten
Kemperman en Berendse eindigden hun brief ook met de opmerking dat het in dit stadium niet zo interessant is of bibliotheken ‘ja, mits’ zeiden of ‘nee, tenzij’. ‘Veel belangrijker is het dat we als branche op landelijk, provinciaal en lokaal niveau stappen zetten om te komen tot de “afgestemde digitale infrastructuur” waarover je in je brief van 27 juli jl. sprak. Dat vraagt een doorstart van dit project op basis van enkele andere uitgangspunten. Als het van zo’n doorstart komt, werken we daar graag aan mee.’

Standaardisatie/diversificatie
De Bieb voor de Zaanstreek zei in haar reactie (pdf): ‘Er wordt aangegeven dat we moeten standaardiseren, op een moment dat bibliotheken steeds meer aan het diversifiëren zijn op basis van lokale vereisten en behoeften. Wat betekent dat voor het kostenplaatje van het nieuwe systeem, als we vanuit de lokale wensen en eisen alsnog aanpassingen moeten door laten voeren in het nieuwe systeem?’

Sambis: meer dan nieuwsgierig
Als toelichting bij de brief van de Sambis-bibliotheken (pdf) d.d. 13 oktober 2017, waarin deze aangeven dat ze samen een zeer gunstige kostenstructuur hebben bereikt, als entiteit Sambis te willen blijven participeren bij de komende definitieve beslismomenten en met name de governance noemen, zegt Sambis-voorzitter Sjaak Driessen: ‘Nee, het gaat zeker niet over leven en dood. En ja, het verschil tussen wat de Sambis-leden nu betalen voor een volwaardig systeem (nog geen veertig cent per inwoner) en wat mogelijk de gemiddelde prijs per inwoner van een landelijk systeem zou zijn, is heel groot. Wij zijn dan ook meer dan nieuwsgierig met wat zo’n gat te dichten valt. En dat meer bestaat dan uit kennis en ervaring waarmee we ons graag zakelijk en constructief willen roeren in dit dossier. Uitsluiten doen we op zulke gronden niets. Juichen past hier overigens ook niet bij. Als ik Van den Berg van de KB was zou ik in de briefwisselingen over dit onderwerp – ik doel dan op de laatste twee over de response - iets minder gretig, en meer zakelijk zijn. Dat maakt het sterker. Het komt voor mij rationeel gezien wat te blij over allemaal. Wat zou het inhoudelijk krachtig zijn geweest wanneer hij in zijn oorspronkelijke vragenlijst ook de waaromvraag had gesteld wanneer je bereid zou zijn om mee te gaan in een landelijk systeem. Daarmee bedien je de noodzakelijke kritische zelfreflectie van directeuren – zeker ook die van mij – wat voorkomt dat je snel in wensdenken vervalt of dwalingen anderszins. En dat maakt niet alleen je bibliotheek krachtiger, duurzamer en professioneler, maar de hele branche, het hele stelsel.’

Voorwaarden ‘ja, mits’
De KB vertelde in het dossier dat 35 bibliotheken (24%) ongeclausuleerd ja hebben gezegd. Als Sambis als ‘ja ‘wordt geteld, scharen 58 bibliotheken (39%) zich achter ‘de clausules van Wiersma’ [voor ja, mits – wk] en hebben 40 organisaties (27%) andere clausules, anders geformuleerde clausules of aanvullende clausules op de Wiersma-lijst. Er zijn 14 ‘nee’-stemmers (10%) en er is één blanco stem.
De KB meldde 9 oktober 2017 wat de door Chris Wiersma, directeur denieuwebibliotheek in Almere, geformuleerde gezamenlijke voorwaarden zijn voor een ‘ja, mits’:
  • De geschetste structurele financiële besparingen (met daarin verdisconteerd de incidentele kosten) worden bereikt.
  • De in het M&I-rapport beschreven functionaliteiten worden gerealiseerd.
  • De innovatiekracht en -snelheid nemen toe.
  • De governance en eigendomsrechten worden goed geregeld, en voorzien in een optimale invloed van het collectief van de deelnemende bibliotheken op het beheer en de verdere ontwikkeling van het systeem.
  • De beschikbaarheid van het landelijke systeem is zeer hoog (nagenoeg honderd procent).
  • Er komt een fasering die het mogelijk maakt over te stappen als er geen financiële verplichtingen meer zijn bij huidige leveranciers.
Blijvende dialoog
De KB eindigde haar dossier met: ‘De antwoorden van bibliotheken getuigen van de betrokkenheid bij dit onderwerp en geven tegelijkertijd aan dat er nuances zijn tussen “ja”, “ja, mits”, “ja en nee”, en “nee”. Er zal een blijvende dialoog nodig zijn om in gezamenlijkheid díe nuances te vinden waarmee het draagvlak behouden blijft.’
De KB voegde daar 2 november 2017 in een bericht op haar website aan toe: ‘De voorwaarden die gesteld zijn in de vele "ja, mits"-reacties maken bezinning en nader overleg noodzakelijk. Dat overleg maakt deel uit van het vervolgproces, waarin vooral ook bestuur & beheer (governance) en financiering worden onderzocht. De Koninklijke Bibliotheek zal hier de komende weken het voortouw in nemen.’
Wordt vervolgd.

Tekst: Wim Keizer 


Print deze pagina

Reacties op dit artikel (0)

Er zijn nog geen reacties.

Schrijf een reactie

Naam
E-mailadres (?)
Reactie
 

Gerelateerde informatie

Peiling

Een discussie over inzet van vrijwilligers wordt niet gevoerd, maar is wel nodig
Eens
Oneens
Jouke Bethlehem (Bibliotheken Noord Fryslân) merkt op dat er nauwelijks enige discussie gevoerd wordt over de inzet van...
Lees meer en geef uw mening